eOtpremnice u Srbiji: ko mora, od kada i kako to izgleda u praksi

Sistem elektronskih otpremnica (skraćeno SEO) je državni sistem kroz koji se razmenjuju otpremnice pri prometu robe. Zamišljen je kao blizanac sistema elektronskih faktura: pošiljalac izdaje elektronsku otpremnicu, ona stiže primaocu u njegovo sanduče, a primalac elektronski potvrđuje šta je stvarno stiglo. Cilj je da država vidi kretanje robe u realnom vremenu, a firme da imaju dokument koji se ne gubi i ne prepisuje.

Pravni osnov je Zakon o elektronskim otpremnicama („Službeni glasnik RS“ br. 94/2024).

• ·Otpremnica se izdaje i šalje. Pošiljalac je sastavlja u svom programu i šalje na SEO. Dokument nosi podatke o robi, načinu otpreme i vozilu.
• ·Sistem je obrađuje. Slanje je asinhrono — dokument prvo prolazi validaciju, pa tek onda dobija status „poslata“.
• ·Roba stiže i prijem se evidentira. Primalac potvrđuje fizički prijem robe; tek tada otpremnica prelazi u stanje u kom se može izdati prijemnica.
• ·Izdaje se elektronska prijemnica. Po svakoj stavci se navodi koliko je primljeno i koliko vraćeno.
• ·Pošiljalac odgovara. Prijemnicu prihvata ili odbija, čime se krug zatvara.

Primalac nije pasivna strana. Zakon predviđa rok od osam dana od fizičkog prijema robe da otpremnicu prihvati ili odbije, a otpremnica koja se ne potvrdi u roku od 30 dana prestaje da važi. Uz to, primalac izdaje prijemnicu kojom potvrđuje količinu i stanje robe.

Za firmu koja prima desetine isporuka nedeljno, to znači da je praćenje statusa jednako važno kao i samo slanje. Ako se prijem ne potvrdi, problem se ne vidi odmah — vidi se kad se usklađuje stanje zaliha i kad faktura ostane bez pokrića.

• ·Misle da je dovoljno poslati. Otpremnica bez potvrde prijema nije zatvoren dokument — a posle 30 dana više ni ne važi.
• ·Nemaju gde da izdaju prijemnicu. Većina programa za fakturisanje pokriva samo slanje, pa se prijemnica radi ručno na državnom portalu.
• ·Mešaju ključeve. eOtpremnica ima svoj API ključ, odvojen od SEF ključa za e-fakture — to su dva sistema.
• ·Čekaju svoj rok. Priprema se ostavlja za poslednji mesec, iako je demo okruženje dostupno i danas.

duplo radi oba smera i ceo krug: slanje otpremnice uz proveru kroz zvanični validator, prijem otpremnica sa originalnim PDF-om, evidentiranje fizičkog prijema robe i izdavanje elektronske prijemnice sa količinama po stavkama. Funkcionalnost je testirana na zvaničnom demo okruženju Ministarstva finansija.

Detalji su na strani eOtpremnice, a sistem e-faktura koji ide uz to na strani E-fakture i SEF.

Da li eOtpremnica zamenjuje papirnu otpremnicu?

Da, za subjekte koji su u obavezi. Elektronska otpremnica je zvanični dokument koji prati robu i razmenjuje se kroz sistem elektronskih otpremnica, pa se papirna više ne izdaje kao osnovni dokument.

Da li moram u sistem ako samo primam robu?

Da. Čim vam dobavljač uđe u obavezu, otpremnice vam stižu elektronski i vi kao primalac morate elektronski da potvrdite prijem. Prijem, dakle, stiže pre nego što vas obaveza slanja stigne.

Šta je razlika između otpremnice i e-fakture?

Otpremnica prati kretanje robe i potvrđuje se prijemom, a faktura je poreski dokument o obavezi plaćanja. To su dva odvojena sistema (SEO i SEF), sa odvojenim ključevima, ali se dokumenti mogu upariti.

Šta ako roba stigne u manjoj količini?

Upravo zato prijemnica ima kolone za primljenu i vraćenu količinu po svakoj stavci. Manjak ili vraćena roba se evidentiraju u prijemnici, a pošiljalac je zatim prihvata ili odbija.