Partneri (kupci i dobavljači)

Šifarnik partnera je u meniju Partneri — jedan red je kupac (izdajete mu dokumente), dobavljač (primate od njega račune) ili oboje; ulogu birate kvačicama na kartici partnera. Dobavljači se upisuju sami sa primljenih e-faktura po PIB-u, pa ih ne morate unositi ručno. Svaki dokument nosi kupca iz šifarnika — podaci se u trenutku izdavanja „zamrzavaju" na dokument, pa kasnija izmena kupca ne menja već izdate dokumente.

Obavezni podaci

Država je prvo polje na kartici partnera i od nje zavisi ostalo. Za domaće kupce su obavezni PIB (9 cifara) i matični broj (8 cifara) i program im proverava format — bez PIB-a se kupcu ne može poslati ni e-faktura (SEF rutira upravo po PIB-u). Za strane partnere (polje „Država" nije Srbija) PIB i matični broj se ne traže: poreski (VAT) broj upišite u polje PIB, a registarski broj u Matični broj, onako kako ih partner navodi (npr. JIB u Bosni i Hercegovini, OIB u Hrvatskoj, VAT ID u EU) — format se ne proverava, kao ni format stranog poštanskog broja. JBKJS, automatsko popunjavanje iz NBS registra i provera na SEF-u i SEO važe samo za domaće partnere.

Automatsko popunjavanje po PIB-u

Kad unesete PIB, program iz zvaničnog registra Narodne banke Srbije povlači podatke firme i popunjava prazna polja: naziv (sa pravnom formom — doo, ad, pr…), adresu, poštanski broj, mesto i matični broj. Već popunjena polja se ne diraju — ako menjate kupca, prvo ispraznite polje pa unesite novi PIB. Zato je PIB prvo polje posle države na formi novog partnera: unesite ga pre ostalog i pređite na sledeće polje, pa se popuni sve što registar ima. Ispod PIB-a piše šta je tačno povučeno; uvek proverite i po potrebi ispravite.

Provera u državnim registrima

Uz podatke, program po PIB-u proveri i da li je kupac registrovan na SEF-u (e-fakture) i na SEO (eOtpremnice), i odgovarajuće oznake čekira automatski. Oznake „šalje mu se na SEF / na SEO" kasnije vidite na kartici kupca.

Budžetski kupci (JBKJS)

Za kupce iz javnog sektora unesite i JBKJS (jedinstveni broj korisnika javnih sredstava, 5 cifara) — potreban je za ispravno adresiranje dokumenata budžetskim korisnicima. Uz unet JBKJS račun takvom kupcu nudi i registraciju u CRF-u (Centralni registar faktura) — bez nje Uprava za trezor ne može da plati račun.

Izbor kupca na dokumentu

Na formi dokumenta kupca birate kucanjem — pretraga radi po nazivu, PIB-u i mestu i toleriše kvačice („dj" nalazi „đ"). Slobodan tekst nije izbor: kupac mora biti izabran iz šifarnika.

Spajanje duplikata

Ako je isti partner u šifarniku dva puta — na primer jednom unet ručno, a drugi put stigao sa uvoza početnog stanja ili sa primljene e-fakture pod malo drugačijim nazivom — otvorite partnera koga želite da zadržite i kliknite „Spoji sa duplikatom". Prvo se nude slični nazivi (pravna forma kao „doo" se ne računa), ali možete izabrati bilo kog partnera; pretraga radi i po PIB-u i mestu. Pre potvrde dijalog pokaže šta prelazi sa duplikata: dokumenti (i nacrti), stavke naloga sa kartice, ručno uneti primljeni računi, obračuni uvoza i projekti — i koja prazna polja partnera koji ostaje (PIB, matični broj, JBKJS, adresa, poštanski broj, mesto, email, telefon) se dopunjavaju sa duplikata, samo ako prolaze pravila za njegovu državu. Uloge kupac i dobavljač se sabiraju.

Ostaju naziv, država, valuta i jezik partnera koji zadržavate; ako oba imaju zapamćeno konto za knjiženje, ostaje njegovo. Pravila knjiženja duplikata (Računovodstvo → Kontni okvir → Pravila knjiženja) prelaze na partnera koji ostaje; pravilo sa istim uslovom kao njegovo se briše i važi njegovo. Dva partnera sa različitim srpskim PIB-om se ne spajaju — to su dve firme. Ne spajaju se ni domaći i strani partner: od države zavise konta i PDV primljenih računa; ako je država na jednom pogrešna, prvo je ispravite na kartici tog partnera. Kad isti broj dokumenta postoji kod oba partnera, dijalog razlikuje dva slučaja: dokument na jednom, a uplata ili odobrenje na drugom se posle spajanja zatvaraju na istoj kartici, a isti dokument knjižen kod oba bio bi na kartici dvaput — tada proverite karticu i jedan stornirajte. Ako duplikat ima knjiženja u zaključenoj poslovnoj godini, spaja samo vlasnik ili administrator firme. Izdati dokumenti i primljeni računi se ne menjaju: podaci partnera na njima su zamrznuti. Spajanje se ne može poništiti; ko je spojio šta vidi se u istoriji tima (strana Tim). Spaja ko sme da menja partnere.

Pri unosu novog partnera program upozori kad u šifarniku već postoji sličan naziv ili isti PIB, da duplikat i ne nastane. Partner koji ima knjiženja, primljene račune ili obračune uvoza ne može da se obriše — ako je duplikat, spojite ga.