E-fakture preko SEF-a

Povezivanje

U Podešavanja → SEF uključite „Šaljem e-fakture preko SEF-a" i unesite API ključ vaše firme (dobija se na SEF portalu: efaktura.mfin.gov.rs → podešavanja naloga). Birate i okruženje: demo (za probu) ili produkcija.

Slanje

Na stranici izdatog dokumenta pojavljuje se SEF panel. Šalju se:

• račun (Invoice),
• avansni račun,
• knjižno odobrenje (CreditNote, sa referencom na originalni račun).

Pre slanja program traži potvrdu — poslat dokument se ne može povući ni menjati; greška se ispravlja storniranjem ili knjižnim odobrenjem. Posle slanja dugme „Osveži status" prati stanje: poslat, prihvaćen, odbijen…

Šta kupac vidi

U svaku e-fakturu program automatski ugrađuje PDF vašeg dokumenta (isti onaj sa „Preuzmi PDF", sa logom) — kupac ga na SEF-u otvara kao prilog i vidi dokument tačno kako ste ga vi napravili, sa opisima, osnovom i napomenom. Opis stavke uz to ulazi i u sam naziv stavke u e-fakturi, pa se vidi i u SEF-ovom sopstvenom prikazu i u kupčevom programu — u opis upišite ono što kupcu objašnjava šta plaća (npr. osnov avansa). Zbog ugrađenog PDF-a uz e-fakturu staju još 2 vaša priloga (SEF prima ukupno 3).

Status „Šalje se" — strpljenja

Odmah po slanju faktura je u statusu „Šalje se": SEF ju je primio i tek treba da je isporuči primaocu. To ume da potraje i pola dana — normalno je za SEF, ništa nije zapelo. Kad SEF isporuči fakturu, status prelazi u „Poslata", a dalje zavisi od kupca (odobrena/odbijena).

Ako „Šalje se" stoji duže od jednog radnog dana, kliknite „Proveri primaoca" u SEF panelu — program u zvaničnom registru proverava da li je PIB iz fakture uopšte registrovan na SEF-u (najčešći uzrok trajno zaglavljene fakture je pogrešno upisan PIB kupca).

Pravila koja program čuva umesto vas

• Datum prometa ne sme biti posle datuma izdavanja.
• Firma u PDV sistemu šalje stavke sa stopama 10% i 20%. Stavka sa 0% mora imati osnov za 0% PDV — polje se pojavi na stavci čim izaberete 0%: birate iz zvaničnog SEF šifarnika (npr. građevinske usluge drugom PDV obvezniku = „AE 20% · PDV-RS-10-2-3", porez plaća primalac; izvoz dobara = „Z · PDV-RS-24-1-2"; usluga inostranom poreskom obvezniku = „O · PDV-RS-12-4"). Program u e-fakturu šalje kategoriju i šifru, a na PDF i stranu dokumenta ispisuje zakonsku napomenu zašto PDV nije obračunat. Bez osnova se dokument čuva, ali slanje na SEF je odbijeno sa uputstvom.
• Dokument poslat na SEF se u programu više ne može menjati — ispravka ide storniranjem ili knjižnim odobrenjem.

Račun budžetskom korisniku — CRF (Centralni registar faktura)

Svaki račun izdat korisniku javnih sredstava (škola, bolnica, opština, javno preduzeće…) mora po zakonu biti registrovan u CRF-u Uprave za trezor — Trezor ne može da plati račun koji nije registrovan. Registracija ide kroz isto slanje na SEF, bez posebnog naloga ili ključa.

Kako radi u programu:

1. Na kartici kupca upišite njegov JBKJS (jedinstveni broj korisnika javnih sredstava, tačno 5 cifara — kupac vam ga daje, a stoji i u registru na sajtu Trezora). Program odmah proverava da li se PIB i JBKJS slažu u zvaničnom registru.
2. Na računu takvom kupcu pojavljuje se sekcija „Centralni registar faktura (CRF)" sa unapred uključenom opcijom registracije. Isključite je samo ako obavezu registrujete na drugi način.
3. Ako sa kupcem imate ugovor, upišite broj ugovora — kod nekih budžetskih korisnika CRF ga zahteva; ako je obavezan a nije unet, SEF će slanje odbiti sa jasnom porukom, pa broj dopišete i pošaljete ponovo.
4. Pri slanju na SEF program još jednom prikaže kupca, JBKJS i iznos. Posle slanja u SEF panelu se uz status fakture vidi i CRF status obaveze (registrovan, delimično izmiren, izmiren) — osvežava se dugmetom „Osveži status".

Važna pravila:

• U CRF ide samo račun — avansni račun i knjižno odobrenje se ne registruju (tako radi SEF, ne program).
• Knjižno odobrenje ne umanjuje registrovanu obavezu automatski. Ako izdate odobrenje uz račun koji je registrovan u CRF-u, smanjenje obaveze unosite ručno na portalu Uprave za trezor (crf.trezor.gov.rs) — program vas na to podseti na strani odobrenja.
• Ako slanje na SEF pukne tako da ishod nije poznat (prekid veze), dokument se ne može menjati dok se ishod ne razjasni — na strani dokumenta ponovite slanje (bezbedno je: ne može nastati dupla faktura, program ponavlja isti zahtev). To važi za ceo dokument, uključujući priloge i izbor CRF-a.

Storniranje poslate fakture

Fakturu poslatu na SEF stornirate dugmetom „Storniraj" na strani dokumenta — program sve odradi u jednom potezu, i na SEF-u i u vašoj evidenciji. Unosite storno broj i storno komentar (ista polja kao na SEF portalu); kupac dobija obaveštenje u svom SEF nalogu. Storniranje radi za svaku poslatu fakturu — i dok čeka odgovor kupca i posle odobrenja ili odbijanja. Detalji i šta se sve dešava pri storniranju: Izdavanje dokumenata.

Rok kupca za odgovor

Kupac na primljenu e-fakturu odgovara u roku od 15 dana. Isti rok važi i za vas kod primljenih računa.

Poziv na broj u e-fakturi

Poziv na broj koji unesete na dokumentu sada putuje i u samu e-fakturu, a ne samo na PDF. Kupčev program iz nje sastavlja nalog za plaćanje, pa uplata stiže sa vašom referencom — a to je upravo ono što uvoz izvoda banke koristi da uplatu automatski upari sa računom.

Ako polje Poziv na broj ostavite prazno, koristi se broj samog dokumenta — i na PDF-u i u e-fakturi. Tako je i kod računa koji ste napravili iz otpremnice ili radnog naloga: poziv na broj je broj računa, jer kupac plaća račun.