Uvoz stavki sa primljenog računa

Umesto prekucavanja dobavljačkog računa, na odobrenom primljenom računu program prikaže stavke iz e-fakture i ponudi njihov uvoz u šifarnik.

Kako radi

1. Otvorite odobren primljeni račun — sekcija „Stavke računa" prikazuje sve stavke, unapred čekirane. Odčekirajte što ne želite. Za e-fakture stavke se čitaju sa SEF-a; za ručno unet račun stavke su one koje ste uneli uz račun (bez šifara dobavljača — prepoznavanje ide po nazivu).
2. Kliknite „Uvezi izabrane" i izaberite da li ulaze kao roba (kupljeno za prodaju ili ugradnju — podrazumevano), materijal (kupljeno, troši se) ili usluge dobavljača (kupljen tuđi rad: sečenje, farbanje, peskarenje, montaža — ne vodi zalihe, pamti cenu po dobavljaču). Tipovi „proizvod" i „usluga" se ne nude: sa ulaznog računa stiže kupljeno, a proizvod i usluga su ono što vaša firma pravi i naplaćuje. Ako je na računu i roba i materijal, uvezite u dva prolaza. Ako program prepozna da stavka već postoji u šifarniku kao „proizvod", upozori vas — verovatno je to komponenta koju treba prebaciti u robu.
3. Potvrdite — novi artikli se prave sa nazivom, jedinicom mere, PDV stopom i cenom sa računa.

Šta se dešava sa cenama

• Nabavna cena sa računa (neto, posle rabata) ide u istoriju nabavki artikla, zajedno sa dobavljačem i cenom pre rabata — poređenje dobavljača se nikad ne gubi.
• Novi artikli dobijaju početnu prodajnu cenu u visini cene pre rabata: rabat dobavljača je vaša zarada pri preprodaji. Za stavku „15.600,00 uz rabat 5%" nabavna je 14.820,00, a predložena prodajna 15.600,00 — doterajte maržu u šifarniku. Kad stavka nema rabat, prodajna je jednaka nabavnoj.
• Stavka koja već postoji u šifarniku se ne duplira: dobija samo novu nabavku i osveženu poslednju nabavnu cenu, uz jasnu oznaku „ažuriraće nabavnu: staro → novo". Prodajna cena i tip se ne diraju — maržu koju ste postavili uvoz nikad ne pregazi.

Kako program prepoznaje da artikal već postoji

E-faktura uz svaku stavku može da nosi i šifre. Program ih pamti uz nabavku i koristi pri sledećem uvozu, ovim redom:

1. Globalna šifra artikla (GTIN/EAN, kad je dobavljač pošalje) — ista je kod svih dobavljača, pa isti proizvod kupljen na dva mesta završi kao jedan artikal, sa spojenom istorijom nabavki i uporedivim cenama.
2. Šifra kod dobavljača — njegova interna oznaka (npr. „1321711" kod Elektro Lune). Stabilnija je od naziva: preživljava i dobavljačevo prekrajanje opisa i vaše preimenovanje artikla u šifarniku.
3. Naziv artikla — kad nema nijedne šifre.

Vi šifre nikada ne unosite. Nemaju polje u formi artikla i program ih ne izmišlja — stižu sa e-fakture ili ih nema. Zato se prepoznavanje po šiframa gradi vremenom: prvi račun od nekog dobavljača šifru zapamti, svaki sledeći je koristi.

Kad je artikal prepoznat po šifri a u šifarniku se drugačije zove, tabela stavki to izričito kaže („ažuriraće artikal Vibromotor BM 60/3"), da biste videli šta se menja pre nego što potvrdite. Ako pogodak nije dobar, kliknite „promeni artikal" ili odčekirajte tu stavku.

Povezivanje sa postojećim artiklom

Stavku koju ne prepozna ni po šifri ni po nazivu program uvozi kao nov artikal — osim ako je povežete sa postojećim. Uz takvu stavku stoji „možda je ovo:" sa sličnim nazivima iz šifarnika i dugme „Poveži". Nude se samo artikli sa istom jedinicom mere, a prvo artikli u minusu i artikli bez ijedne nabavke, jer je to najčešće roba prodata pre nego što je stigao račun. „izaberi drugi artikal iz šifarnika" otvara pretragu celog šifarnika.

Povezana stavka dobija nabavnu cenu i količinu sa računa kao i prepoznata, a šifra dobavljača se upiše uz nabavku: kad dobavljač šalje šifre, njegov sledeći račun za taj artikal prepoznaje se sam, i kad promeni opis. Uz predlog i izbor piše i tip artikla — povezivanje robe sa uslugom ili sa sopstvenim proizvodom program dozvoljava, ali upozori. Ako je artikal prodat pre ovog računa, prodaja dobija nabavnu cenu sa računa (v. Zalihe, odeljak „Prodato pre ulaza"). Ako je duplikat već nastao, spojite artikle (odeljak „Spajanje duplikata").

Pri ponovnom uvozu („Ponudi ponovo") stavka koja je sa tog računa već uvezena na neki artikal ne može da se poveže sa drugim — nabavka i količina bi ušle dvaput. Ako je to isti artikal pod dva naziva, spojite ih.

Jedinica mere sa e-fakture upisuje se onako kako je ima šifarnik (m2, m3, h, mesec, godina…), pa ručno unet artikal i uvezena stavka imaju istu jedinicu. Šifru jedinice koju program ne poznaje stavka dobija kao „kom“ — u pregledu uz nju stoji napomena, a jedinicu posle promenite na kartici artikla.

Šifre se vide i na kartici artikla, u tabeli Istorija nabavki, uz dobavljača.

Zalihe

Uz uvoz ide i opcija „Upiši količine na zalihe" (uključena podrazumevano): roba i materijal dobijaju +količinu sa računa kao ulaz na zalihe. Usluge zalihe ne vode.

Režijski računi

Račune za struju, vodu, gorivo i slično nema smisla uvoziti — kliknite „Otkaži uvoz" i ponuda se za taj račun sklanja. „Ponudi ponovo" je vraća (korisno i za račune sa mešanom robom i uslugama — uvezite u dva prolaza).