Primljeni računi

Kad je SEF povezan, u meniju se pojavljuje Primljeni računi — ulazne e-fakture vaših dobavljača.

Preuzimanje

• Dugme „Preuzmi sa SEF-a" povlači nove dokumente (poslednjih 60 dana). Broji se samo ono što je stvarno novo.
• U Podešavanja → SEF možete uključiti i automatsko povlačenje — program tada sam preuzima nove primljene dokumente, bez klika.

Odgovor na račun

Na računu koji čeka odgovor stoje dugmad Odobri i Odbij (uz odbijanje je obavezan komentar). Zakonski rok za odgovor je 15 dana od prijema. Status se čuva i vidi u listi.

Detaljna strana

Svaki primljeni račun ima svoju stranu sa:

• PDF prikazom (otvara se u novom tabu),
• originalnim UBL XML-om — pravno verodostojan dokument, za arhivu ili uvoz kod knjigovođe,
• prilozima — dobavljači uz e-fakturu često šalju specifikacije, obračune i slično; prilozi putuju unutar same e-fakture i ovde se otvaraju (PDF i slike direktno u pregledaču, ostalo kao preuzimanje),
• stavkama računa — sa mogućnošću uvoza u šifarnik artikala.

Oznaka „Plaćen"

Kad platite račun i uvezete izvod banke, plaćanje se upari sa računom (sigurni pogodci automatski) i račun u listi i na svojoj strani nosi zelenu oznaku „Plaćen" — na jedan pogled vidite šta je izmireno, a šta ne. Račun plaćen gotovinom označavate ručno (v. „Plaćen gotovinom" niže) i on nosi oznaku „Plaćen (gotovina)".

Računi dobavljača koji nisu na SEF-u

Paušalci nisu obveznici e-fakturisanja, a inostrani dobavljači (hosting, softver, uvoz robe) na SEF-u ne postoje. Njihove račune unosite ručno dugmetom „+ Unesi račun" na strani Primljeni računi (mogu vlasnik, administrator, član i knjigovođa — svi koji smeju da rade sa primljenim računima; SEF pri tome ne mora biti povezan). Unosite vrstu dokumenta (račun dobavljača ili fiskalni račun), dobavljača iz Partnera (partner koji još nije označen kao dobavljač biće označen pri čuvanju), broj računa, datume, osnovicu i PDV stopu (iznos PDV-a se predlaže, a smete ga prepisati sa računa ako se razlikuje za paru), valutu i po potrebi kurs za inostrani račun, namenu troška (usluge, režijski materijal, gorivo, materijal, roba, reprezentacija…) i po želji napomenu i račun kao prilog — PDF ili slika (JPG/PNG, do 4 MB).

Ručno unet račun je odmah „odobren" (nema šta da se odobrava — evidentirate sopstveni trošak) i proknjiži se po nameni; ako je za dobavljača zapamćeno konto na njegovoj kartici u Računovodstvu, ono ima prednost za namenu „usluge". Plaćanje sa izvoda se uparuje po broju računa kao i za e-fakture, a „Osnovno sredstvo" iz računa radi isto. Račun sa oznakom „ručno" možete izmeniti (knjiži se iznova) ili stornirati uz razlog dok nije plaćen (uparen sa izvodom ili označen kao plaćen gotovinom); ne briše se. Inostrani dobavljač se prepoznaje po državi partnera: račun ide na dobavljače u inostranstvu, a u firmi u sistemu PDV-a program sam knjiži interni obračun PDV-a (20 % na osnovicu — obaveza i, uz pravo na odbitak, odbitni PDV) i nudi upis pojedinačne evidencije PDV na SEF sa strane računa.

Fiskalni računi

Fiskalni isečak (gorivo, kancelarijski materijal, sitne nabavke u prodavnici) unosite istim dugmetom, uz Vrsta dokumenta → Fiskalni račun. Dobavljač je partner iz Partnera (npr. benzinska pumpa — jedan partner za sve isečke tog prodavca), broj računa je brojač sa isečka (PFR broj, da isti isečak ne uđe dvaput), pa datum, osnovica i PDV stopa, namena troška i slika isečka (fotografija telefonom, JPG ili PNG, ili PDF). Isečak sa dve PDV stope unosite kao dva unosa (po stopi) — isto pravilo kao za mešovit račun bez SEF-a. Fiskalni račun se knjiži kao svaki primljeni račun (trošak po nameni naspram dobavljača), lista ga obeležava oznakom „fiskalni", a u obračunu PDV-a fiskalni računi imaju svoj zbir ispod tabele — u evidenciji prethodnog poreza (EPP) na SEF-u idu u zaseban red „fiskalni računi" (sam upis u EPP za sada radite na SEF portalu; duplo daje zbir koji tamo prepisujete).

Kad PDV nije odbitan

Kvačica „PDV nije odbitan" na ručnom računu je za slučajeve kad po Zakonu o PDV-u nemate pravo na odbitak: fiskalni račun na kom nije odštampan PIB vaše firme, nabavka i troškovi putničkog automobila (gorivo, servis, parking), ugostiteljske usluge, pokloni i ostalo iz člana 29. PDV se tada knjiži u trošak — kao kod reprezentacije, koja je bez odbitka i bez kvačice — i ne ulazi u prethodni porez ni u obračun PDV-a. Firmi van sistema PDV-a kvačica ne treba: kod nje PDV nikad nije odbitan.

Plaćen gotovinom

Račun plaćen gotovinom — iz blagajne ili privatnim novcem koji firma potom refunduje (tipično fiskalni računi) — ne stiže na izvod, pa ga označavate ručno: na strani odobrenog računa (sa SEF-a ili ručnog) dugme „Plaćen gotovinom" traži datum plaćanja, račun dobija oznaku „Plaćen (gotovina)", a u dodatku Računovodstvo istog trenutka nastaje nalog blagajne (vrsta BL — dobavljač naspram blagajne) koji zatvara obavezu, pa kartica dobavljača i otvorene stavke pokazuju tačno stanje. Račun plaćen karticom firme ne označavajte ovako — ta transakcija stiže na izvod (POS) i tamo je uparite sa računom, po potrebi ručno. Ako ste pogrešili i plaćanje ipak prođe kroz banku, prvo „Poništi plaćanje" (nalog se stornira, račun je opet neplaćen), pa uparite izvod; nalog blagajne ulazi u Za pregled kao i ostali automatski nalozi, pa knjigovođa vidi svako gotovinsko plaćanje. Ako knjiženje plaćanja ne uspe (npr. devizni račun bez kursa), račun ostaje označen kao plaćen, a plaćanje se pojavi u „Nije proknjiženo" na strani Za pregled, odakle se knjiži ponovo. Račun označen kao plaćen gotovinom se, kao i uparen, ne menja i ne stornira dok se plaćanje ne poništi.

Uvoz — obračun carinskog duga

Roba iz inostranstva stiže sa dva dokumenta: fakturom dobavljača (unosite je kao ručni primljeni račun stranog dobavljača, bez PDV-a — knjiži se na dobavljače u inostranstvu i u vrednost zaliha po nameni) i Obračunom carinskog duga koji carina izda pri rascarinjenju. Po obračunu se carini plaćaju uvozni PDV i carina (ako je ima), direktno sa vašeg računa ili preko špeditera koji plati u vaše ime pa vam prefakturiše. Za robu stranog dobavljača nema internog obračuna PDV-a (on važi za usluge stranih lica) — PDV ide kroz uvoz.

Obračun unosite na strani Primljeni računi → Uvoz (carinski dug) ili dugmetom „+ Uvoz (carinski dug)" na strani ručno unetog računa stranog dobavljača (tada je veza na račun i dobavljač već popunjena): broj i datum obračuna, carinska osnovica (vrednost robe + carina + troškovi do granice, sa obračuna), carina, ostale dažbine, PDV stopa i iznos (predlaže se osnovica × stopa, prepišite sa obračuna ako se razlikuje za dinar), namena (roba ili materijal — carina i dažbine ulaze u vrednost tih zaliha) i prilog (obračun kao PDF ili slika). Za plaćanje carini ide carina + dažbine + PDV, ne osnovica.

Uvozni PDV se odbija tek kad je plaćen (Zakon o PDV, član 28): pravo nastaje u periodu u kom postoje i obračun i dokaz plaćanja. Plaćanje se evidentira na dva načina: sa izvoda — odliv carini se na strani Izvodi banke uparuje sa obračunom po broju obračuna (automatski uz tačan poziv na broj i iznos, inače klikom), ili dugmetom „Platio špediter" (partner špeditera + datum) kad je špediter platio u vaše ime. Poništavanje vraća obračun među neplaćene. Na strani PDV obračuni stoje u grupi „Uvoz" (red 6 prijave); neplaćen se vidi bez odbitka. U dodatku Računovodstvo obračun se knjiži odmah (nalog vrste UV: PDV pri uvozu 274, carina u zalihe, obaveza prema carini 482), a plaćanje sa izvoda ili preko špeditera zatvara obavezu. Obračun se menja dok nije plaćen, a umesto brisanja se stornira sa razlogom.

Pretraga i sortiranje

Lista ima pretragu po dobavljaču i broju, strane po 10/30/50 redova i prikaz statusa odgovora. Ručno uneti računi nose oznaku „ručno" (fiskalni „fiskalni") ispod vrste.

Sortiranje birate čipovima iznad liste: Primljen (datum prijema, podrazumevano), Datum prometa, Dospeće i Iznos; izbor se pamti po korisniku. SEF u pregledu primljenih dokumenata ne šalje datum prometa za avansne račune i knjižna odobrenja dobavljača, pa ti dokumenti u listi nose oznaku „promet — (po prijemu)". Pri sortiranju po datumu prometa oni se ređaju po datumu prijema, tako da ostaju u svom periodu, a ne na dnu liste. Za knjiženje i PDV pregled se za njih takođe uzima datum prijema.