Kartica partnera i otvorene stavke

Strana Računovodstvo → Kartice partnera je razlog zbog kog dodatak postoji: salda su izvedena iz knjiženja i tačna u trenutku gledanja, ne na kraju meseca.

Lista partnera

Za svakog partnera iz šifarnika (kupca, dobavljača ili oba): Duguje nam (kupac), Dugujemo (dobavljač) i avansi (primljeni i dati). Pretraga po nazivu ili PIB-u, sortiranje po saldu ili nazivu. Crven iznos znači preplatu ili uplatu bez računa — otvorite karticu i proverite.

Do kartice stižete i sa strane partnera u šifarniku (link „Finansijska kartica, otvorene stavke i IOS") kad je dodatak uključen.

Kartica

Stranica partnera prikazuje:

• Salda na danas — duguje nam, dugujemo, broj otvorenih stavki i avansi.
• Otvorene stavke na dan — svaki račun koji nije u celosti zatvoren: datum, dospeće, koliko dana kasni, iznos, zatvoreno i otvoreno; uplate bez računa i preplate su izdvojene oznakom. Avansi nisu otvorene stavke — prikazuju se posebno, jer umanjuju potraživanje tek po konačnom računu.
• Kartica po kontima — za period (podrazumevano tekuća godina; menjate „od / do"): početno stanje pre perioda, redovi hronološki sa dugovnom i potražnom stranom i saldom posle svakog reda, promet perioda. Isti raspored koji knjigovođa šalje kao karticu — samo živ. Svaki red vodi na nalog, a nalog na dokument.

Devizni dokumenti stoje u dinarskoj protivvrednosti po kursu na dan knjiženja; valuta i iznos u valuti su uz red.

Odakle podaci

Kartica sadrži ono što je u programu: izdate račune, primljene račune odobrene na SEF-u, uparene izvode i početno stanje. Dobavljači ulaze u šifarnik sami, po PIB-u sa prvog primljenog računa (vidi Partneri).

Početno stanje partnera

Sa partnerom sa kojim radite godinama kartica bez starih otvorenih računa ne pokazuje pravu sliku. Na strani Računovodstvo → Početno stanje (link i sa liste kartica) unosite po jedan red za svaki račun koji je bio otvoren pre programa: partner, ko kome duguje, iznos, broj dokumenta i dospeće — bez konta, program ga bira sam (kupac ili dobavljač, domaći ili ino). Datum početnog stanja je dan do kog su knjige vođene u drugom programu (obično poslednji dan meseca) ili 1. januar; uz kvačicu „Knjige do ovog datuma vođene su u drugom programu" unos postavlja i datum početnog stanja firme — presek od kog knjiži duplo (Prelazak u duplo usred godine), a kad je presek već postavljen, stavke se unose na taj dan. Redovi se knjiže kao nalog vrste PS i odmah ulaze u karticu, otvorene stavke i IOS. Kad takav stari račun bude plaćen, uparivanje na strani Izvodi banke ga vidi kao i svaki drugi račun: tačan broj dokumenta u pozivu na broj i tačan otvoren iznos uparuju se sami, ostalo potvrđujete klikom (u izboru su označeni sa „početno stanje"; isto važi za ručni nalog bez izvora sa brojem dokumenta na kupcu ili dobavljaču). Uplata se knjiži na partnera sa istim brojem dokumenta i stavka se zatvori. Isti partner i isti broj dokumenta ne mogu se uneti dvaput. Pogrešan red ispravljate na nalogu (Ispravi / Storniraj).

Početno stanje ostalih konta (banka, zalihe, kapital…) knjigovođa unosi kao PS nalog na strani Nalozi; takav nalog sme da bude neuravnotežen dok se ne unese celo početno stanje — bruto bilans to pokazuje kao „nije u ravnoteži".

Uvoz početnog stanja iz kartica starog programa

Prelazite u duplo iz drugog programa i imate stotine otvorenih stavki? Ne prekucavate ih. Knjigovođa iz svog programa izveze kartice partnera (kupci, dobavljači, primljeni i dati avansi — domaći i ino), mi ih prepakujemo u duplo XML (jedan fajl po kartici; format je naš i čitljiv, a kad je potrebno, popravlja se i ručno u tekst editoru), a vi na strani Računovodstvo → Početno stanje → Uvezi iz kartica (XML) uvozite fajl po fajl. Fajl nosi dan početnog stanja (npr. 30. septembar) i za svakog partnera SVE dokumente sa kartice sa otvorenim iznosom — plaćeni imaju otvoreno 0. Uvoz taj dan upisuje firmi kao datum početnog stanja (ako ga još nema): od sledećeg dana knjiži duplo, a dokumenti i računi sa datumom do tog dana se više ne knjiže automatski — v. Prelazak u duplo usred godine. Fajl sa drugim danom od već postavljenog, sa danom u budućnosti ili sa PIB-om druge firme (tuđe kartice — česta greška kad knjigovođa vodi više firmi) uvoz odbija; firma u sistemu PDV-a bira poslednji dan meseca. Ekran ispisuje i koliko naloga sa datumom do preseka duplo već ima (knjiženja od pre uvoza): oni ostaju zamrznuti, kartica ih prepoznaje po broju, a početno stanje ostalih konta knjigovođa unosi kao razliku prema bruto bilansu dupla na taj dan.

Pre upisa vidite pregled i odlučujete:

• Partner — program ga traži po PIB-u, zatim po broju dokumenta koji u duplu već postoji, pa po nazivu; kad nije siguran, nudi slične nazive („možda je ovo“) i vi birate postojećeg ili „nov partner“. Nov ino partner traži državu. Partneri bez PIB-a na kartici upisuju se bez PIB-a — dopunite ga kasnije na kartici partnera.
• Stavka — za svaki dokument piše šta duplo već ima: nova stavka (uvozi se kao početno stanje), već u duplu, otvoren (ne duplira se), u duplu pre preseka — uvozi se i vezuje (dokument je u duplu bez naloga jer mu je datum pre preseka: stavka se uvozi i vezuje za njega, pa lista računa zna da je otvoren), pre preseka, po kartici plaćen (isti slučaj, a kartica ga ima plaćenog — dobija oznaku „Plaćen (početno stanje)“ bez stavke), po kartici plaćen (dokument koji je u duplu izdat, a po kartici plaćen pre početnog stanja — dobija oznaku „Plaćen“ i stavku koja mu zatvara karticu), u duplu otvoren više (zatvara se samo razlika), kursna razlika i ispod 1 RSD (podrazumevano se preskaču), otpis (ispravka vrednosti, ne uvozi se), neslaganje (po kartici otvoreno više nego u duplu — proverite ručno). Podrazumevanu odluku možete promeniti po stavci.
• Kontrola — saldo kartice = uvozi se + već u duplu + zatvara se + preskače se; fajl čiji zbir ne odgovara saldu partnera uvoz odbija.

Jedan fajl pravi jedan nalog vrste PS na dan početnog stanja; isti fajl se ne može uvesti dvaput. Ino kartice u evrima dobijaju dinarsku vrednost po srednjem kursu NBS na taj dan (stavka nosi i iznos u valuti). Avans sa kartice (uplata i PDV iz avansnog računa) dobija istu vezu kao u duplu — broj avansnog računa. Uvoz se poništava na strani tog naloga („Poništi uvoz“): nalog se stornira, a dokumenti i primljeni računi označeni plaćenim vraćaju se u neplaćene (osim onih koji su u međuvremenu upareni sa izvodom); novi partneri ostaju (ako je uvoz napravio duplikat partnera koji već postoji, spojite ga sa kartice partnera koji ostaje). Dokument „plaćen pre početnog stanja“ se, kao i uparen, ne može stornirati ni obrisati dok se uvoz ne poništi. Početno stanje banke (konto 241) i ostalih konta i dalje unosite kao PS nalog na strani Nalozi. Poništavanje uvoza ne menja datum početnog stanja firme (menja se u Podešavanjima ili na ovoj strani). Uporedna kolona finansijskih izveštaja uzima samo PS nalog datiran 1. januara — početno stanje usred godine nije stanje na 31. decembar. Stavka za koju je vezan dokument iz dupla pokazuje njegov broj u koloni „Račun u duplu“; dugme „Poveži stare račune sa početnim stanjem“ vezuje zatečene račune pre preseka (uvoz kartica, ručni unos i dovlačenje sa SEF-a to rade sami).

Zapamćeno konto za dobavljača

Primljene račune program knjiži na konto po nameni stavki iz šifarnika (roba, materijal), a sve ostalo na podrazumevano konto usluga. Kad račune nekog dobavljača treba redovno knjižiti na drugo konto (na primer zakup, telefon, gorivo), na njegovoj kartici u sekciji Konto troška za automatska knjiženja izaberete konto i program ga od tada koristi za svaki novi račun tog dobavljača. Isto se podešava kvačicom „Zapamti konto za dobavljača" pri ispravci naloga primljenog računa — kad nalog ima tačno jedno konto troška. Zapamćeno konto ne dira stavke uvezene u šifarnik ni već proknjižene naloge. Iznad njega u lancu stoje pravila knjiženja — kad za dobavljača postoji pravilo (firme ili agencije), ono pobeđuje, a kartica to i piše.