Automatska knjiženja i nalozi

Svaki dokument koji u programu postane pravno važeći dobija nalog za knjiženje odmah — bez klika i bez čekanja na knjigovođu. Nalog važi od trenutka nastanka; knjigovođa ga pregleda i po potrebi koriguje posle (ovo je svesna razlika u odnosu na programe u kojima nalog čeka potvrdu). Jedini izvor istine za salda i kartice su knjiženja — nema ručnih oznaka „plaćeno".

Knjiženje radi u pozadini za sve firme; dodatak Računovodstvo otključava prikaz. Pri pokretanju probe ili uključivanju dodatka program proknjiži i istoriju firme.

Šta se knjiži

Izdati računi (vrsta IR) — račun, avansni račun i knjižno odobrenje u statusu izdat ili plaćen. Račun: kupac duguje, prihod (usluge/proizvodi ili roba, domaći ili ino kupac) i, ako je firma u sistemu PDV-a, PDV po stopi. Knjižno odobrenje knjiži obrnuto i zatvara stavku vezanog računa. Avansni račun ide na primljene avanse i PDV po avansima. Devizni dokument se knjiži u dinarima po zamrznutom kursu NBS; bez kursa ostaje u „Nije proknjiženo".

Račun koji odbija avanse (konačni račun) se knjiži u punom iznosu kao svaki račun, a zatim za svaki avansni račun: primljeni avansi duguju osnovicu avansa (430, sa brojem avansnog računa), PDV po primljenim avansima duguje PDV avansa (472 ili 473), a kupac potražuje ceo iskorišćeni iznos (204, sa brojem računa). Posledice: kupac ostaje dužan tačno iznos „za plaćanje", stavka primljenog avansa se zatvara, a PDV obračunat na avansnom računu se ne plaća drugi put. Primer (račun 100.000, avansi 20.000 i 10.000, sve sa 20 %): D 204 100.000 / P 614 83.333,33 / P 470 16.666,67; zatim D 430 16.666,67 + D 472 3.333,33 / P 204 20.000 i D 430 8.333,33 + D 472 1.666,67 / P 204 10.000. Avans izdat u drugom programu zatvara stavku iz početnog stanja kad je na računu naveden pod istim brojem kao na kartici; ako tog avansa u knjigama nema, stavka ostaje otvorena na 430 i knjigovođa je rešava ručnim nalogom. Nalog avansnog računa nosi PDV dokumenta po stopama; ako se ranije proknjižen nalog avansnog od dokumenta razlikuje za paru zaokruživanja (avansni sa uslugom i proizvodom ili sa dve stope), program ga pri knjiženju računa koji taj avans odbija sam uskladi — storno i nov nalog — da stavka avansa može da se zatvori; ručno ispravljen nalog i zaključenu godinu ne dira. Raspored konta potvrđuje vaš knjigovođa (menja se u kontnom okviru).

Primljeni računi (vrsta PR) — račun sa SEF-a koji ste odobrili (i knjižno odobrenje dobavljača). Dobavljač potražuje, trošak ili zalihe po nameni (stavke koje ste uvezli u šifarnik kao robu ili materijal idu na zalihe, uvezene usluge dobavljača na usluge na izradi 530, ostalo na neproizvodne usluge 550), PDV kao odbitni ako je firma u sistemu PDV-a, inače u trošak. Avansni račun dobavljača knjiži samo PDV po avansu (PDV u datim avansima / dati avansi) kad je firma u sistemu PDV-a; sam dati avans stiže sa izvoda kao plaćanje, a prebijanje sa konačnim računom radi knjigovođa ručnim nalogom. Zaduženja dobavljača se za sada ne knjiže. Ručno unet račun (paušalac, strani dobavljač, fiskalni račun) knjiži se isto, po nameni sa računa; uz kvačicu „PDV nije odbitan" (ili namenu reprezentacija) PDV ide u trošak umesto na prethodni porez.

Uvoz (vrsta UV) — obračun carinskog duga se knjiži odmah po unosu: PDV plaćen pri uvozu na 274 (posebna stopa 275; firma van sistema PDV-a nema odbitka, pa PDV ide u vrednost zaliha), carina i ostale dažbine u vrednost zaliha po nameni (roba 131, materijal 101), sve naspram obaveza za carinu 482 pod brojem obračuna. Carinska osnovica se ne knjiži — vrednost robe je već na zalihama i dobavljaču po njegovoj fakturi. Plaćanje carini sa izvoda knjiži banku naspram 482 pod istim brojem (uparivanje na strani Izvoda), a oznaka „Platio špediter" knjiži 482 naspram špeditera kao dobavljača (njegovu e-fakturu i uplatu njemu knjigovođa rasporedi kroz Ispravi). Izmena obračuna preknjižava (storno + nov nalog), storno obračuna stornira nalog; obračun bez naloga stoji u „Nije proknjiženo".

Gotovinsko plaćanje (vrsta BL) — kad na strani primljenog računa označite da je plaćen gotovinom, program knjiži dobavljača (zatvara stavku po broju računa) naspram blagajne (konto 243; menja se u automatskim kontima). Nalog ulazi u „Za pregled" kao i ostali automatski nalozi (uz zapis ko je plaćanje označio); poništavanje plaćanja ga stornira, a plaćanje čije knjiženje nije uspelo stoji u „Nije proknjiženo". Podizanje gotovine sa računa (isplata na blagajnu) sa izvoda ide na prelazni konto — knjigovođa je rasporedi na blagajnu kroz Ispravi.

Plate (vrsta PL) i drugi lični prihodi (vrsta DP) — kad zaključite obračun zarada, program knjiži bruto zarade, doprinose na teret poslodavca i naknadu prevoza kao trošak, a neto za isplatu, porez, doprinose (iz zarade i na zaradu) i obustave kao obaveze — zbirno za ceo obračun (kartica po radniku je na platnom listiću). Otkazivanje zaključenog obračuna stornira nalog. Drugi lični prihodi knjiže trošak po vrsti ugovora (ugovor o delu, autorski, ostali), neto obavezu primaocima i porez sa doprinosima. Isplate i uplate poreza sa izvoda za sada idu na prelazni konto — knjigovođa ih rasporedi na te obaveze kroz Ispravi.

Amortizacija (vrsta OS) — svaki obračun amortizacije knjiži trošak amortizacije naspram ispravke vrednosti osnovnih sredstava (analitika konta postrojenja i opreme); poništavanje obračuna stornira nalog. Nabavka osnovnog sredstva ostaje na kontu po nameni primljenog računa (prenos na osnovna sredstva radi knjigovođa ručnim nalogom — planirano automatski).

Putni nalozi (vrsta PN) — obračunat putni nalog knjiži troškove službenog puta naspram obaveze prema zaposlenom; poništavanje obračuna ili otkazivanje naloga stornira nalog. Akontacija isplaćena ranije sa izvoda se rasporedi na tu obavezu kroz Ispravi.

Zalihe (vrsta ZA i deo IR) — izdavanje računa skida robu sa zaliha i u istom nalogu knjiži nabavnu vrednost prodate robe (materijal i roba na nabavnu vrednost prodate robe, sopstveni proizvodi na smanjenje vrednosti zaliha) po prosečnoj nabavnoj ceni; otpremnica i radni nalog (koji nemaju nalog IR) dobijaju sopstven nalog — radni nalog knjiži utrošak materijala. Račun napravljen iz otpremnice ne skida ponovo. Popis knjiži manjak ili višak; ručna korekcija minus knjiži utrošak (ugradnja robe i materijala u sopstveni proizvod), a korekcija plus sa cenom za proizvod sopstvenu proizvodnju. Početno stanje artikla i dokup mimo računa se ne knjiže iz zaliha — vrednost zaliha u knjige donosi početno stanje koje unese knjigovođa, odnosno ručno unet primljeni račun dobavljača. Popis ili korekcija artikla koji u tom trenutku nema vrednovanje (bez prosečne nabavne) je početno stanje, ne razlika prema knjigama — ne knjiži se i nije u „Nije proknjiženo"; vrednost tih zaliha donosi početno stanje knjigovođe. Izlaz takvog artikla na računu ili otpremnici se preskače bez traga, pa robu vrednujte pre prodaje. Uz dodatak Proizvodnja zalihe menjaju i projekti: zaduženje dela sa zaliha na projekat knjiži utrošak (511 naspram zaliha — kao radni nalog), završetak projekta vrste proizvod knjiži gotov proizvod (D 120 Gotovi proizvodi / P 630 Prihodi od aktiviranja učinaka, po knjigovodstvenoj ceni koštanja; vraćanje u tok i ažuriranje vrednosti storniraju i knjiže iznova), a prodaja računom iz projekta nabavnu vrednost te mašine (631 / 120) po ceni koštanja projekta, ne po prosečnoj ceni modela. Linije primljenih računa i ručni troškovi zaduženi na projekat ne prave nov nalog — račun je već proknjižen po nameni.

Obračun PDV-a (vrsta PV) — na strani PDV dugme „Proknjiži obračun PDV-a" zatvara promet perioda na kontima obračunatog PDV-a i prethodnog poreza i razliku knjiži kao obavezu za uplatu ili poreski kredit; ponovni klik stornira prethodni nalog perioda i knjiži iznova.

Izvodi banke (vrsta IZ) — svaka transakcija sa uvezenog izvoda. Uparena uplata zatvara kupca, uparen odliv zatvara dobavljača (zbirna uplata se rasporedi srazmerno po računima). Provizija banke ide na troškove platnog prometa. Transakcija koju program ne prepozna ide na prelazni konto — banka u knjigama je uvek jednaka izvodu, a knjigovođa je rasporedi kasnije. Devizni izvod se preračunava po kursu NBS na dan.

Nalozi

Strana Računovodstvo → Nalozi lista sve naloge: broj (NK-godina-redni broj), datum, vrsta, opis, iznos i status. Nalog otvara stavke sa kontom i nazivom, partnerom, vezom (broj dokumenta), dospećem i podatkom koliko je stavka zatvorena, kao i vezu na izvorni dokument. Pretraga po broju ili opisu, filter po vrsti.

Izmena i storno

Nalozi se nikad ne brišu. Izmena izdatog dokumenta stornira stari nalog (nalog vrste ST sa zamenjenim stranama) i pravi nov; storniranje dokumenta ili poništavanje uparivanja na izvodu pravi samo storno. Original dobija status „storniran" i vezu na storno nalog — trag ostaje.

Otvorene stavke i zatvaranje

Za saldakonta (kupci, dobavljači, avansi) program prati koliko je svaka stavka zatvorena. Zatvaranje se računa po grupi partner + konto + broj dokumenta: uplata sa pozivom na broj računa zatvara taj račun, knjižno odobrenje umanjuje vezani račun, a redosled unosa ne menja rezultat. Na tome počivaju kartica partnera i IOS.

Ručni nalog, ispravka i storno

Na strani Nalozi dugme „+ Novi nalog" otvara ručni nalog (vrsta RN): datum, opis i stavke — konto (sistemsko ili vaša analitika), partner za saldakonta, veza (broj dokumenta po kom se stavka zatvara), dospeće, duguje ili potražuje. Nalog mora biti u ravnoteži; program to proverava dok kucate i ne da da se proknjiži neuravnotežen. Tipične upotrebe: kompenzacija (duguje dobavljač / potražuje kupac, sa brojevima računa u vezi — obe stavke se zatvore), raspored transakcije sa prelaznog konta, ispravka PDV-a, otpis.

Na strani naloga (i automatskog) su tri radnje: Ispravi — original se stornira, a vi u istoj formi menjate konto, iznos ili partnera i knjižite nov nalog sa istim izvorom (ovo je „promena konta sa tragom": kartica vidi samo nov nalog, u dnevniku ostaju original, storno i ispravka); Kopiraj — nov nalog sa istim stavkama; Storniraj — storno sa obaveznim razlogom. Ručni storno i ispravka ne ulaze u „Za pregled" (knjigovođa ih je sama napravila). Pri ispravci naloga primljenog računa ili izvoda forma nudi kvačicu „Zapamti kao pravilo knjiženja" — buduće račune tog dobavljača, odnosno takve transakcije, program tada sam knjiži na izabrano konto (odeljak Pravila knjiženja ispod).

Ako se kasnije izmeni sam dokument (na primer izdat račun), program ga preknjiži automatski i ručna ispravka njegovog naloga se time gubi — vidi se u dnevniku kroz storno trag. Ručno storniran automatski nalog program ne knjiži ponovo pri sinhronizaciji ni pri knjiženju istorije (storno je svesna odluka); ako dokument ipak treba proknjižiti, uradite to kroz Ispravi ili ručni nalog. Storno nalog (ST) se ne stornira — ispravlja se original. Poslovna godina koja je zaključena ne prima naloge.

Pravila knjiženja koja uče iz ispravki

Konto za automatski nalog program bira redom: pravilo firme → pravilo agencije → zapamćeno konto dobavljača → automatsko konto firme → podrazumevano iz Pravilnika. Pravilo prepoznaje partnera (iz šifarnika ili po PIB-u) ili tekst („opis sadrži“, bez obzira na velika slova i kvačice), po želji uz namenu stavke, smer transakcije ili opseg iznosa, i kaže na koje konto ide: za primljene račune konto troška, zaliha ili osnovnih sredstava (deo računa bez stavki iz šifarnika — stavke uvezene kao roba ili materijal idu na svoja konta, osim kad pravilo imenuje baš tu namenu; pravilo bez namene važi za usluge — SEF račun bez uvezenih stavki ili ručni račun namene usluga — a ručni račun izričite namene, npr. roba, materijal ili reprezentacija, menja samo pravilo koje tu namenu imenuje, pa pravilo nastalo ispravkom takvog računa namenu i pamti), za neuparene transakcije na izvodu bilo koje konto osim saldakonta (umesto prelaznog), za izdate račune konto prihoda. Specifičnije pravilo pobeđuje (partner ispred teksta), pravilo firme je iznad pravila agencije.

Pravila nastaju na tri načina. Pri ispravci automatskog naloga primljenog računa ili izvoda forma nudi kvačicu „Zapamti kao pravilo knjiženja“ (za ovu firmu; knjigovođa iz agencije u klijentskoj firmi može i „za sve firme agencije“ — tada po PIB-u dobavljača i samo na sistemsko konto — ako u matičnoj firmi ima pravo na Računovodstvo i matična ima važeću pretplatu). Iz ponovljenih ispravki: kad je ista promena (isti dobavljač → isto konto; na izvodu ista druga strana → isto konto) napravljena bar dvaput, strana Računovodstvo → Kontni okvir → Pravila knjiženja je nudi kao predlog koji potvrđujete ili odbijate jednim klikom. Ručno, dugmetom „Novo pravilo“ na istoj strani. Tamo se pravilo uključuje i isključuje, vidi se ko ga je i kad napravio i na koliko je naloga primenjeno; pravilo koje je već primenjeno ne briše se, nego isključuje — trag na nalozima ostaje. Pravilo firme i pravilo agencije sa istim uslovom postoje zasebno i ne prepisuju jedno drugo. Pravila agencije u klijentskoj firmi vidi samo tim agencije (ostali vide samo koliko ih ima, jer uslovi nastaju iz podataka drugih klijenata); menjaju se u matičnoj, gde kolona Primenjeno pokazuje zbir po svim klijentskim firmama, a na zatečene naloge klijentske firme primenjuju se dugmetom „Primeni“ u toj firmi.

Pravilo važi za buduće naloge. Za zatečene postoji „Primeni“: izaberete period, program nabroji automatske naloge koje bi to pravilo knjižilo drugačije (staro → novo konto; za dobavljača i njegove SEF račune, prepoznate po PIB-u), a vi potvrdite koje da preknjiži — svaki se stornira i knjiži iznova sa vašim imenom, kao ispravka, i ni nov nalog ni njegov storno ne ulaze u „Za pregled“. Nudi se SAMO nalog čiju razliku pravi pravilo: nalog koji bi se danas knjižio drugačije i bez pravila (promenjena automatska konta, PDV status firme, partner ili kurs) se samo izbroji i ne preknjižava, jer bi uz pravilo tiho promenio i sve ostalo — takav ispravljate ručno. Ručno ispravljeni nalozi se ne diraju (vaš izbor je iznad pravila), nalozi iz vremena pre početnog stanja su zamrznuti. Na nalogu, uz stavku čije je konto izabralo pravilo, piše po kom pravilu.

Šta još ne radi

Ručno zatvaranje stavki mimo veze (kompenzacija ide kroz ručni nalog sa vezom), kursne razlike pri naplati (razlike na 31. decembar knjiži godišnja obrada), prenos nabavke osnovnog sredstva sa troška na osnovna sredstva, otpis sitnog inventara i uklanjanje osnovnog sredstva, kao i prepoznavanje isplata zarada, poreza i PDV-a na izvodu (idu na prelazni konto). Konto za ubuduće i dalje menjate u automatskim kontima — raspored konta za plate, amortizaciju, putovanja i zalihe potvrdite sa svojim knjigovođom na prvom obračunu.