Automatska knjiženja i nalozi

Svaki dokument koji u programu postane pravno važeći dobija nalog za knjiženje odmah — bez klika i bez čekanja na knjigovođu. Nalog važi od trenutka nastanka; knjigovođa ga pregleda i po potrebi koriguje posle (ovo je svesna razlika u odnosu na programe u kojima nalog čeka potvrdu). Jedini izvor istine za salda i kartice su knjiženja — nema ručnih oznaka „plaćeno".

Knjiženje radi u pozadini za sve firme; dodatak Računovodstvo otključava prikaz. Pri pokretanju probe ili uključivanju dodatka program proknjiži i istoriju firme.

Šta se knjiži

Izdati računi (vrsta IR) — račun, avansni račun i knjižno odobrenje u statusu izdat ili plaćen. Račun: kupac duguje, prihod (usluge/proizvodi ili roba, domaći ili ino kupac) i, ako je firma u sistemu PDV-a, PDV po stopi. Knjižno odobrenje knjiži obrnuto i zatvara stavku vezanog računa. Avansni račun ide na primljene avanse i PDV po avansima. Devizni dokument se knjiži u dinarima po zamrznutom kursu NBS; bez kursa ostaje u „Nije proknjiženo".

Primljeni računi (vrsta PR) — račun sa SEF-a koji ste odobrili (i knjižno odobrenje dobavljača). Dobavljač potražuje, trošak ili zalihe po nameni (stavke koje ste uvezli u šifarnik kao robu ili materijal idu na zalihe, ostalo na usluge), PDV kao odbitni ako je firma u sistemu PDV-a, inače u trošak. Avansni račun dobavljača knjiži samo PDV po avansu (PDV u datim avansima / dati avansi) kad je firma u sistemu PDV-a; sam dati avans stiže sa izvoda kao plaćanje, a prebijanje sa konačnim računom radi knjigovođa ručnim nalogom. Zaduženja dobavljača se za sada ne knjiže. Ručno unet račun (paušalac, strani dobavljač, fiskalni račun) knjiži se isto, po nameni sa računa; uz kvačicu „PDV nije odbitan" (ili namenu reprezentacija) PDV ide u trošak umesto na prethodni porez.

Uvoz (vrsta UV) — obračun carinskog duga se knjiži odmah po unosu: PDV plaćen pri uvozu na 274 (posebna stopa 275; firma van sistema PDV-a nema odbitka, pa PDV ide u vrednost zaliha), carina i ostale dažbine u vrednost zaliha po nameni (roba 131, materijal 101), sve naspram obaveza za carinu 482 pod brojem obračuna. Carinska osnovica se ne knjiži — vrednost robe je već na zalihama i dobavljaču po njegovoj fakturi. Plaćanje carini sa izvoda knjiži banku naspram 482 pod istim brojem (uparivanje na strani Izvoda), a oznaka „Platio špediter" knjiži 482 naspram špeditera kao dobavljača (njegovu e-fakturu i uplatu njemu knjigovođa rasporedi kroz Ispravi). Izmena obračuna preknjižava (storno + nov nalog), storno obračuna stornira nalog; obračun bez naloga stoji u „Nije proknjiženo".

Gotovinsko plaćanje (vrsta BL) — kad na strani primljenog računa označite da je plaćen gotovinom, program knjiži dobavljača (zatvara stavku po broju računa) naspram blagajne (konto 243; menja se u automatskim kontima). Nalog ulazi u „Za pregled" kao i ostali automatski nalozi (uz zapis ko je plaćanje označio); poništavanje plaćanja ga stornira, a plaćanje čije knjiženje nije uspelo stoji u „Nije proknjiženo". Podizanje gotovine sa računa (isplata na blagajnu) sa izvoda ide na prelazni konto — knjigovođa je rasporedi na blagajnu kroz Ispravi.

Plate (vrsta PL) i drugi lični prihodi (vrsta DP) — kad zaključite obračun zarada, program knjiži bruto zarade, doprinose na teret poslodavca i naknadu prevoza kao trošak, a neto za isplatu, porez, doprinose (iz zarade i na zaradu) i obustave kao obaveze — zbirno za ceo obračun (kartica po radniku je na platnom listiću). Otkazivanje zaključenog obračuna stornira nalog. Drugi lični prihodi knjiže trošak po vrsti ugovora (ugovor o delu, autorski, ostali), neto obavezu primaocima i porez sa doprinosima. Isplate i uplate poreza sa izvoda za sada idu na prelazni konto — knjigovođa ih rasporedi na te obaveze kroz Ispravi.

Amortizacija (vrsta OS) — svaki obračun amortizacije knjiži trošak amortizacije naspram ispravke vrednosti osnovnih sredstava (analitika konta postrojenja i opreme); poništavanje obračuna stornira nalog. Nabavka osnovnog sredstva ostaje na kontu po nameni primljenog računa (prenos na osnovna sredstva radi knjigovođa ručnim nalogom — planirano automatski).

Putni nalozi (vrsta PN) — obračunat putni nalog knjiži troškove službenog puta naspram obaveze prema zaposlenom; poništavanje obračuna ili otkazivanje naloga stornira nalog. Akontacija isplaćena ranije sa izvoda se rasporedi na tu obavezu kroz Ispravi.

Zalihe (vrsta ZA i deo IR) — izdavanje računa skida robu sa zaliha i u istom nalogu knjiži nabavnu vrednost prodate robe (materijal i roba na nabavnu vrednost prodate robe, sopstveni proizvodi na smanjenje vrednosti zaliha) po prosečnoj nabavnoj ceni; otpremnica i radni nalog (koji nemaju nalog IR) dobijaju sopstven nalog — radni nalog knjiži utrošak materijala. Račun napravljen iz otpremnice ne skida ponovo. Popis knjiži manjak ili višak; ručna korekcija minus knjiži utrošak (ugradnja robe i materijala u sopstveni proizvod), a korekcija plus sa cenom za proizvod sopstvenu proizvodnju. Početno stanje artikla i dokup mimo računa se ne knjiže iz zaliha — vrednost zaliha u knjige donosi početno stanje koje unese knjigovođa, odnosno ručno unet primljeni račun dobavljača. Popis ili korekcija artikla koji u tom trenutku nema vrednovanje (bez prosečne nabavne) je početno stanje, ne razlika prema knjigama — ne knjiži se i nije u „Nije proknjiženo"; vrednost tih zaliha donosi početno stanje knjigovođe. Izlaz takvog artikla na računu ili otpremnici se preskače bez traga, pa robu vrednujte pre prodaje.

Obračun PDV-a (vrsta PV) — na strani PDV dugme „Proknjiži obračun PDV-a" zatvara promet perioda na kontima obračunatog PDV-a i prethodnog poreza i razliku knjiži kao obavezu za uplatu ili poreski kredit; ponovni klik stornira prethodni nalog perioda i knjiži iznova.

Izvodi banke (vrsta IZ) — svaka transakcija sa uvezenog izvoda. Uparena uplata zatvara kupca, uparen odliv zatvara dobavljača (zbirna uplata se rasporedi srazmerno po računima). Provizija banke ide na troškove platnog prometa. Transakcija koju program ne prepozna ide na prelazni konto — banka u knjigama je uvek jednaka izvodu, a knjigovođa je rasporedi kasnije. Devizni izvod se preračunava po kursu NBS na dan.

Nalozi

Strana Računovodstvo → Nalozi lista sve naloge: broj (NK-godina-redni broj), datum, vrsta, opis, iznos i status. Nalog otvara stavke sa kontom i nazivom, partnerom, vezom (broj dokumenta), dospećem i podatkom koliko je stavka zatvorena, kao i vezu na izvorni dokument. Pretraga po broju ili opisu, filter po vrsti.

Izmena i storno

Nalozi se nikad ne brišu. Izmena izdatog dokumenta stornira stari nalog (nalog vrste ST sa zamenjenim stranama) i pravi nov; storniranje dokumenta ili poništavanje uparivanja na izvodu pravi samo storno. Original dobija status „storniran" i vezu na storno nalog — trag ostaje.

Otvorene stavke i zatvaranje

Za saldakonta (kupci, dobavljači, avansi) program prati koliko je svaka stavka zatvorena. Zatvaranje se računa po grupi partner + konto + broj dokumenta: uplata sa pozivom na broj računa zatvara taj račun, knjižno odobrenje umanjuje vezani račun, a redosled unosa ne menja rezultat. Na tome počivaju kartica partnera i IOS.

Ručni nalog, ispravka i storno

Na strani Nalozi dugme „+ Novi nalog" otvara ručni nalog (vrsta RN): datum, opis i stavke — konto (sistemsko ili vaša analitika), partner za saldakonta, veza (broj dokumenta po kom se stavka zatvara), dospeće, duguje ili potražuje. Nalog mora biti u ravnoteži; program to proverava dok kucate i ne da da se proknjiži neuravnotežen. Tipične upotrebe: kompenzacija (duguje dobavljač / potražuje kupac, sa brojevima računa u vezi — obe stavke se zatvore), raspored transakcije sa prelaznog konta, ispravka PDV-a, otpis.

Na strani naloga (i automatskog) su tri radnje: Ispravi — original se stornira, a vi u istoj formi menjate konto, iznos ili partnera i knjižite nov nalog sa istim izvorom (ovo je „promena konta sa tragom": kartica vidi samo nov nalog, u dnevniku ostaju original, storno i ispravka); Kopiraj — nov nalog sa istim stavkama; Storniraj — storno sa obaveznim razlogom. Ručni storno i ispravka ne ulaze u „Za pregled" (knjigovođa ih je sama napravila). Pri ispravci naloga primljenog računa forma nudi kvačicu „Zapamti konto za dobavljača" — buduće račune tog dobavljača program tada sam knjiži na izabrano konto (vidi Kartica partnera).

Ako se kasnije izmeni sam dokument (na primer izdat račun), program ga preknjiži automatski i ručna ispravka njegovog naloga se time gubi — vidi se u dnevniku kroz storno trag. Ručno storniran automatski nalog program ne knjiži ponovo pri sinhronizaciji ni pri knjiženju istorije (storno je svesna odluka); ako dokument ipak treba proknjižiti, uradite to kroz Ispravi ili ručni nalog. Storno nalog (ST) se ne stornira — ispravlja se original. Poslovna godina koja je zaključena ne prima naloge.

Šta još ne radi

Ručno zatvaranje stavki mimo veze (kompenzacija ide kroz ručni nalog sa vezom), automatske kursne razlike na kraju godine, prenos nabavke osnovnog sredstva sa troška na osnovna sredstva, otpis sitnog inventara i uklanjanje osnovnog sredstva, kao i prepoznavanje isplata zarada, poreza i PDV-a na izvodu (idu na prelazni konto). Konto za ubuduće i dalje menjate u automatskim kontima — raspored konta za plate, amortizaciju, putovanja i zalihe potvrdite sa svojim knjigovođom na prvom obračunu.