Prelazak u duplo usred godine

Knjigovođe na pitanje „možemo li u novi program sad, usred godine?“ najčešće odgovore „tek od 1. januara“. Razlog nije program, nego rizik: ono što je do preseka proknjiženo u starom programu ne sme da se proknjiži još jednom u novom, otvoreni računi moraju da se zatvore kad stignu uplate, a PDV period ne sme da bude presečen između dva programa. Duplo taj rizik rešava jednim podatkom i pravilima koja važe za ceo program.

Datum početnog stanja (presek)

Firma ima datum početnog stanja — dan do kog su knjige vođene u drugom programu. Od sledećeg dana knjiži duplo. Postavlja se:

• uvozom kartica knjigovođe (početno stanje iz kartica starog programa) — fajl nosi dan preseka i uvoz ga upiše firmi ako ga još nema;
• ručnim unosom početnog stanja partnera — uz kvačicu „Knjige do ovog datuma vođene su u drugom programu“ (bez kvačice ručni unos ne menja datum);
• u Podešavanja firme → Početak knjiženja u duplu (vlasnik ili administrator) i na strani Početno stanje (knjigovođa).

Pravila za datum: ne može biti u budućnosti; firma u sistemu PDV-a bira poslednji dan meseca ili 1. januar (PDV period se ne seče); tromesečni obveznik poslednji dan tromesečja. Dok postoji nalog početnog stanja, datum može biti samo njegov dan ili prazan — drugi presek znači poništavanje uvoza i ponovni uvoz, što i jeste istina o knjigama. Svaka promena se upisuje u istoriju tima.

Bez datuma duplo knjiži sve dokumente, kao do sada. Nova firma koja je od osnivanja u duplu datum ne postavlja.

Šta se posle preseka knjiži, a šta ne

Dokument ili obračun sa datumom do preseka je pokriven početnim stanjem: duplo mu ne pravi nalog, jer stanje po njemu nosi početno stanje koje je uneo knjigovođa. Dokument sa datumom posle preseka knjiži se kao i do sada. Važi za primljene račune sa SEF-a (datum prometa), izdate dokumente (datum izdavanja), izvode banke (datum transakcije), obračune zarada (mesec), drugih ličnih prihoda (datum isplate), amortizacije, putnih naloga, korekcija zaliha i obračuna carinskog duga.

Spoljni dokumenti (računi sa SEF-a, izvodi) do preseka se tiho preskaču — vide se, ali bez naloga i bez statusa plaćenosti; u listi primljenih računa nose oznaku stanja prema početnom stanju (otvoren, plaćen, plaćen pre preseka — v. „Uplate za stare račune“), a na strani računa piše zašto. Dokumenti koje sami pravite u duplu sa datumom do preseka program odbija sa porukom: izdavanje računa, ručni unos računa dobavljača, obračun carinskog duga, označavanje računa plaćenim gotovinom sa datumom pre preseka, obračun amortizacije za mesec do preseka. Takav dokument spada u početno stanje, ne u knjige dupla.

Nalozi koji su u duplu nastali pre nego što ste uneli početno stanje (firma je neko vreme koristila duplo, pa tek onda uvezla kartice) ostaju u knjigama zamrznuti: uvoz kartica ih prepoznaje po broju dokumenta i ne duplira ih, a izmena takvog dokumenta ne dira njegov nalog. Početno stanje za ostala konta (banka, zalihe, troškovi…) knjigovođa tada unosi kao razliku prema bruto bilansu dupla na dan preseka — ekran uvoza ispisuje koliko takvih naloga ima i vodi na bruto bilans.

Stariji računi sa SEF-a

Dugme „Preuzmi sa SEF-a“ povlači poslednjih 60 dana. Dugme „Stariji period…“ na istoj strani dovlači bilo koji period unazad (mesec po mesec, već preuzeti računi se ne dupliraju). Sa postavljenim presekom to je bezbedno: računi do preseka stižu kao dokumenti za pregled, uvoz stavki u šifarnik i arhivu, bez knjiženja; računi posle preseka se knjiže. Bez preseka dijalog traži potvrdu da firma vodi knjige u duplu od početka — inače bi se stari računi proknjižili i udvostručili početno stanje.

Stavke starog računa možete uvesti u šifarnik kao i sa svakog drugog: nabavna cena i dobavljač ulaze u istoriju nabavki, a količina na zalihe samo ako je uključite (podrazumevano je isključena, jer je količina možda već u početnom stanju zaliha iz popisa).

Uplate za stare račune

Uplata ili plaćanje za račun iz vremena pre preseka uparuje se na strani Izvodi banke sa stavkom početnog stanja istog broja — ona je u izboru kandidata, račun pokriven početnim stanjem nije. Zatvaranje te stavke zatvara i karticu partnera. Program ne dozvoljava da se takva uplata upari sa samim starim računom (nalog bi dobio obavezu bez protivstavke, kartica bi pokazala preplatu).

Stari račun je vezan za svoju stavku početnog stanja — program ih vezuje po partneru i broju dokumenta, pri uvozu kartica, ručnom unosu i dovlačenju sa SEF-a. Po toj vezi lista računa kaže: „Otvoren (početno stanje)“ sa otvorenim iznosom dok uplata ne stigne, „Plaćen (početno stanje)“ kad uplata zatvori stavku (poništavanje uparivanja vraća oznaku), a „Plaćen pre preseka“ kad stavke nema, a početno stanje te strane je uneto (kartica dobavljača za primljene, kartica kupaca za izdate račune) — po početnom stanju račun nije bio otvoren; dok kartica te strane nije uvezena, račun nosi samo „Pre početka knjiženja“. Isto važi za izdate račune i stavke kupaca. Pokriven izdati račun se na Izvodima ne nudi kao kandidat — uplatu nosi stavka početnog stanja (sa njegovim punim brojem), koja ga i označi plaćenim. Kad kartica knjigovođe nosi broj koji ne liči na broj sa SEF-a, stavku vežete ručno na strani računa; dugme „Poveži stare račune sa početnim stanjem“ na strani Početno stanje vezuje zatečene račune. Na strani Izvodi stavka vezana za račun nosi njegov pun broj, pa se uplata nalazi kao i inače.

Šta proverite sa knjigovođom

• Strana Za pregled ima spisak „Stigli posle preseka, promet pre“: računi sa datumom prometa do preseka koje je dobavljač na SEF poslao posle tog dana. Knjigovođa ih možda nema u početnom stanju — ako račun nije plaćen i nije na kartici, dugme „Dodaj u početno stanje“ ga unosi.
• Izveštaji za period koji počinje pre preseka (kartice, bruto bilans, dnevnik) nose napomenu da su knjige do preseka u prethodnom programu. Uporedna kolona finansijskih izveštaja ne uzima početno stanje usred godine kao stanje 31. decembra.
• PDV za period koji se završava do preseka obračunat je u prethodnom programu; strana PDV to kaže i ne nudi knjiženje obračuna za taj period.

Šta program ne radi sam

• Ne prenosi početno stanje ostalih konta (banka, zalihe, osnovna sredstva, kapital) — to unosi knjigovođa kao PS nalog na strani Nalozi.
• Ne dovlači izdate račune firme sa SEF-a (samo primljene).
• Ne pogađa stavku početnog stanja čiji broj ne liči na broj sa SEF-a — tada je vežete ručno na strani računa.