Izdavanje dokumenata

Vrste dokumenata

• Ponuda — neobavezujući predlog kupcu.
• Porudžbenica — porudžbina kupca zavedena kao dokument (v. „Porudžbenice kupaca" niže): stavke i cene iz prihvaćene ponude ili unete direktno, broj i datum kupčeve porudžbenice, rok isporuke i prilog sa njegovim PDF-om; iz nje se prave račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog.
• Predračun — poziv na plaćanje pre isporuke.
• Račun — knjigovodstveni dokument o prometu.
• Avansni račun — za primljene avanse. Nema rok plaćanja (avans je već uplaćen — zato se i izdaje); umesto datuma prometa unosi se datum uplate avansa, i baš taj datum je merodavan za PDV i ide u e-fakturu.
• Otpremnica — prati robu; bez cena.
• Knjižno odobrenje — naknadno umanjenje već izdatog računa (posebno poglavlje).

Jedan dokument iz drugog — dugme „Kopiraj"

Na strani izdatog dokumenta dugme „Kopiraj" otvara izbor u šta se kopira; otvara se popunjena forma novog dokumenta i ništa se ne izdaje dok je ne potvrdite. Mogućnosti po tipu:

• ponuda → duplikat ponude, porudžbenica (kupac prihvatio ponudu), predračun, račun ili radni nalog,
• porudžbenica → duplikat, račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog — time porudžbenica postaje „realizovana",
• predračun → duplikat, porudžbenica, račun (konačni), avansni račun (kupac uplatio avans po predračunu; iznos uplate unesete kroz „Cena sa PDV") ili radni nalog,
• račun → duplikat ili knjižno odobrenje,
• otpremnica i radni nalog → duplikat ili račun (cene se predlažu iz šifarnika, jer ih ti dokumenti ne nose).

Novi dokument nasleđuje kupca i stavke, upisuje vezu na izvorni dokument (vidi se na PDF-u kao „osnov"), a datumi se postavljaju na današnje. Duplikat istog tipa je samostalan nov dokument — bez veze i „osnova", zgodan za istu ponudu drugom kupcu ili za sledeći period.

Porudžbenice kupaca

Kad kupac prihvati ponudu i pošalje porudžbenicu (veći kupci je šalju iz svog sistema, uvek sa svojim brojem), na ponudi kliknite Kopiraj → Porudžbenica: stavke i cene se prenesu, a vi upišete broj i datum kupčeve porudžbenice i rok isporuke. Porudžbenica se može uneti i direktno, bez prethodne ponude. PDF koji vam je kupac poslao priložite u sekciji „Prilozi" na strani porudžbenice — ostaje uz dokument kao dokaz porudžbine i ne šalje se kupcu.

Porudžbenica ima svoju numeraciju (podrazumevano POR-godina-broj), PDF „Potvrda porudžbine" koji možete poslati kupcu mejlom, i tri stanja koja se vide u listi i na strani dokumenta:

• Otvorena — izdata, još bez računa ili otpremnice iz nje. Broj i vrednost otvorenih porudžbenica stoje na Pregledu, pa ništa ne čeka u nepročitanom mejlu.
• Realizovana — iz nje je napravljen račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog (dugme „Kopiraj"). Stanje se izvodi automatski, a broj kupčeve porudžbenice se prenosi na račun i ide u e-fakturu kao posebno polje. Ako se taj račun stornira (ili nacrt obriše), porudžbenica se vraća u „Otvorena". Rok isporuke je opcion — bez unetog roka potvrda ga ne štampa.
• Zatvorena — ručno zatvorena bez realizacije (kupac otkazao, uneta dvaput), uz razlog; može se ponovo otvoriti. Zatvaranje i otvaranje ostaju u istoriji dokumenta.

Porudžbenica nije knjigovodstvena isprava: ne ide na SEF, ne skida zalihe, ne ulazi u KPO ni u knjiženja — sve to radi račun ili otpremnica napravljena iz nje. Kao ponuda i predračun, izdata porudžbenica se briše, ne stornira.

Stavke

Naziv stavke je pretraga šifarnika — izbor artikla popunjava jedinicu mere, cenu i PDV stopu, a stavka ostaje vezana za artikal (bitno za zalihe). Možete kucati i slobodan unos koji ne postoji u šifarniku — takva stavka ne vodi zalihe. Ako izabrani naziv ručno izmenite, veza sa artiklom se raskida.

Polje „Opis" stavke se štampa sitnim slovima ispod naziva na PDF-u, a ide i u e-fakturu kao posebno polje — kupac ga vidi i u svom SEF prikazu (SEF kupcu prikazuje sopstveni prikaz e-fakture, ne vaš PDF). Isto važi i za „Osnovu za dokument" (npr. „Predračun PF-2026-0007"): u e-fakturi stiže kroz napomenu dokumenta.

Iznosi se mogu i nalepiti (paste) iz digitrona ili tabele — program razume i „1.500,00" i „1500.00", a više od dve decimale zaokružuje.

Cena sa PDV

Firme u PDV sistemu pored cene bez PDV imaju i polje „Cena sa PDV" — zgodno kad znate konačan iznos, npr. avansni račun po uplati sa izvoda banke: ukucate iznos sa PDV, a program izračuna cenu bez PDV (ona je merodavna i ide u obračun). Polja su povezana u oba smera — menjanje jednog preračunava drugo.

Popust

Svaka stavka može nositi popust u procentima (0–99,99%) — vrednost stavke se umanjuje, a umanjenje ulazi u sve totale. Kad bar jedna stavka ima popust, PDF prikazuje pun obračun: uz cenu i procenat, za firme u PDV sistemu i PDV po jedinici i jediničnu cenu sa PDV, opis stavke se štampa punom širinom ispod reda, a rekapitulacija (na PDF-u, na strani dokumenta i u formi dok kucate) prikazuje zbir pre popusta i ukupan iznos popusta u dinarima — pa se tačno vidi koliko je odobreno. Dokumenti bez popusta izgledaju kao i do sada. U e-fakturi popust putuje kao posebno polje po SEF pravilima (cena pre popusta + procenat + iznos umanjenja), pa ga kupčev program prikazuje isto kao i vaš PDF. Popusta nema na knjižnom odobrenju — tamo se unosi direktan iznos smanjenja.

PDF

Svaki dokument ima PDF po srpskim propisima — dugme „Preuzmi PDF". Podaci firme (zaglavlje, logo, tekući račun) dolaze iz podešavanja i zamrzavaju se u trenutku izdavanja.

Broj narudžbenice kupca

Ako vam je kupac dao broj narudžbenice ili ugovora, upišite ga u polje „Broj narudžbenice kupca" na porudžbenici, računu, avansnom računu ili predračunu; račun napravljen iz porudžbenice ga nasleđuje. To nije isto što i napomena: broj ide u e-fakturu kao posebno polje, pa ga kupčev program čita automatski i njime pronalazi svoju narudžbenicu. Kod budžetskih korisnika to zna da bude uslov da faktura uopšte prođe. Ispisuje se i na PDF-u.

Prilozi uz račun

Uz račun možete priložiti do 2 PDF fajla (4 MB po fajlu, 8 MB ukupno) — overen zapisnik, specifikaciju radova, potpisanu otpremnicu i slično. (SEF prima najviše 3 priloga po e-fakturi, a jedno mesto zauzima PDF samog dokumenta koji program automatski ugrađuje — v. E-fakture preko SEF-a.) Sekcija „Prilozi" je na strani računa, ispod pregleda; prilozi se dodaju dok račun nije poslat na SEF (i na nacrtu i na izdatom računu). Prilog ima i porudžbenica — tamo čuva kupčevu porudžbenicu i ne šalje se nikud (v. „Porudžbenice kupaca"). Ostali dokumenti (ponuda, predračun, avansni račun, knjižno odobrenje, otpremnica) za sada nemaju priloge.

Šta se dešava sa prilozima:

• Slanje mejlom — idu uz PDF računa kao zasebni prilozi poruke.
• Slanje na SEF — ugrađuju se u samu e-fakturu (isti način na koji i vi dobijate priloge uz primljene račune), pa ih kupac vidi u svom SEF nalogu.
• Posle slanja na SEF prilog koji je otišao uz e-fakturu se više ne može ukloniti — e-faktura je pravno izdata sa tačno tim sadržajem.

Svako dodavanje i uklanjanje priloga beleži se u istoriji dokumenta.

Brisanje

Nacrt bilo kog tipa možete trajno obrisati — nema broj ni pravno dejstvo. Od izdatih dokumenata brišu se samo ponuda, predračun i porudžbenica (nisu knjigovodstvene isprave; njihov broj ostaje kao rupa u numeraciji, što za ove tipove nije zakonski problem). Brisanje je trajno — odlaze i stavke, istorija i prilozi. Ne može se obrisati dokument sa uparenom uplatom, niti onaj iz kog je izveden drugi dokument (prvo obrišite ili stornirajte izvedeni).

Storniranje

Izdati račun, avansni račun, knjižno odobrenje, otpremnica i radni nalog se ne brišu nego storniraju — dugme „Storniraj" na strani dokumenta (ponuda i predračun se ne storniraju — njih obrišete). Pri storniranju unosite storno broj (predložen je STORNO-{broj dokumenta}, možete upisati svoj — npr. numeraciju koju vodi vaš knjigovođa) i storno komentar; oba ostaju u istoriji dokumenta. Šta se dešava:

• dokument ostaje sačuvan i čitljiv, sa oznakom „Storniran"; njegov broj ostaje zauzet (numeracija se ne vraća);
• ispada iz KPO knjige i pregleda prihoda; roba sa računa, otpremnice ili radnog naloga se vraća na zalihe;
• PDF od tog trenutka nosi jasnu oznaku „STORNIRANO" sa storno brojem i datumom — taj PDF je storno isprava za knjigovođu (poseban storno dokument ne nastaje);
• ako je dokument poslat na SEF, storniranje istovremeno ide i na SEF: odobrenu (ili odbijenu) fakturu SEF stornira, još neodobrenu otkazuje — kupac dobija obaveštenje u svom SEF nalogu. Ako SEF odbije, u programu se ništa ne menja.

Ograničenja: dokument sa uparenom uplatom se ne stornira dok se uparivanje ne poništi na strani izvoda banke; otpremnica poslata na SEO se ne stornira ovim putem. Za račun registrovan u CRF-u obavezu proverite na crf.trezor.gov.rs — SEF je ne povlači automatski.

Kada izmena nije moguća

Dokument poslat na SEF ili SEO je pravno izdat i ne može se menjati u programu. Ispravke idu knjižnim odobrenjem ili storniranjem (v. iznad). Storniran dokument je zamrznut zauvek.