Službena putovanja

Modul Službena putovanja (paket Kancelarija) vodi ceo životni ciklus putnog naloga: nalog → izdavanje sa rednim brojem → troškovi po povratku → obračun. PDF obračuna je dokument za knjigovođu; uz dodatak Računovodstvo obračunat nalog se i automatski knjiži (troškovi puta / obaveza prema zaposlenom). Ispisi prate uobičajeni obrazac naloga i obračuna koji knjigovođe inače popunjavaju ručno, pa knjigovođa dobija dokument u obliku koji već poznaje.

Nalog se vezuje za radnika iz šifarnika Plate → Radnici (modul ne otkriva zarade — čita samo ime, prezime i radno mesto). Naloge mogu da prave svi članovi tima osim servisera.

Putni nalog

Jedan nalog = jedan radnik i jedan put. Unosite zadatak (svrhu), relaciju, odredište, režim dnevnice (Srbija ili inostranstvo sa državom), predviđeno trajanje, prevozno sredstvo, ko je predložio/odobrio i akontaciju (sme u stranoj valuti).

• Predlog iz prethodnog naloga: kad izaberete radnika, program predloži relaciju, prevoz i ostala polja sa njegovog poslednjeg naloga (popunjava samo prazna polja).
• Kopiraj pravi nov nalog sa istim podacima (datumi se ne prenose).
• Izdavanje dodeljuje redni broj (PN-GGGG-NNNN, zbirna numeracija sa resetom po godini) — nacrt broj nema.
• Otkazivanje (uz obavezan razlog) čuva broj i nalog u listi — trag umesto rupe u numeraciji; briše se samo nacrt.

Relacije

Šifarnik čestih ruta: polazište, ciljevi (može više mesta), povratak na početnu i ukupna kilometraža (ručni unos). Na nalogu se relacija bira iz šifarnika, pa se kilometraža ne ukucava svaki put.

Troškovi i obračun

Po povratku, na izdatom nalogu unosite stvarni polazak i povratak (datum i vreme) pa kliknete „Predloži obračun":

• Broj dnevnica se računa po zakonskom pravilu: svaka započeta 24 časa = cela dnevnica; ostatak preko 12 časova = još cela; 8–12 časova = pola; put kraći od 8 časova ne nosi dnevnicu. Predloženi broj možete prepraviti u redu dnevnice — na primer kod zbirnog mesečnog naloga za ponovljene dnevne odlaske na isto gradilište, gde se upisuje stvaran broj dana na terenu.
• Iznos po danu za Srbiju je zakonski neoporezivi iznos koji važi na datum puta. Za inostranstvo program predlaže iznos sa poslednjeg obračunatog naloga vaše firme (mnoge firme po svom aktu plaćaju manje od zakonskog maksimuma od 90 €), a dok takvog naloga nema — zakonski maksimum. Iznos uvek možete izmeniti.
• Uz lično vozilo unesite cenu litra goriva — program predloži red kilometraže po zakonskom pravilu: km iz relacije × 30% cene litra. Bez cene litra red ostaje sa praznom naknadom po kilometru koju sami upišete.
• Ostali troškovi (prevoz, smeštaj, ostalo) unose se slobodno. U opis upišite broj i datum računa — to knjigovođa traži uz obračun.

Putovanje u inostranstvo — podela po granici

Devizna dnevnica po propisima teče od časa izlaska iz zemlje do časa ulaska u zemlju (za avion: od poslednjeg aerodroma u zemlji do prvog po povratku), a sati provedeni u zemlji pre i posle toga nose domaću dnevnicu po istom pravilu. Zato na nalogu u inostranstvo pored polaska i povratka unosite i dva prelaska granice. „Predloži obračun" tada napravi dva reda dnevnica: devizne (EUR) za vreme u inostranstvu i domaće (RSD) za vreme u zemlji, i ispiše koliko je sati gde provedeno.

Primer: polazak u 7:00, granica u 9:30, sutradan granica u 15:30 i povratak u 17:30 → 30 časova u inostranstvu = 1 devizna dnevnica; 4,5 časa u zemlji = bez domaće dnevnice.

Ako granice ne unesete, ceo put se računa kao inostranstvo.

Valute i kurs

Troškovi i akontacija smeju biti u dinarima ili u nekoj od valuta iz liste (EUR, USD, CHF, BAM, GBP, HUF, BGN, RON, MKD, PLN, CZK, TRY i druge). Svaki red u stranoj valuti ima kolonu Kurs: program je popuni srednjim kursom Narodne banke Srbije na dan povratka, a vi ga možete ispraviti ili uneti sami — na primer za valutu koju NBS ne kotira. Konačan iznos svakog reda je uvek u dinarima, a kurs se štampa na obračunu da knjigovođa može da proveri preračun.

Obračun = zbir troškova − akontacija (u dinarima) = za isplatu radniku (ili „radnik vraća" ako je akontacija bila veća). Obračunat nalog se zaključava; „Poništi obračun" ga vraća u izdato stanje sa sačuvanim troškovima za ispravku.

PDF dokumenti

• Putni nalog — za potpis pre puta: zaglavlje firme, zaposleni i radno mesto, odredište i zadatak, prevoz, visina dnevnice, akontacija, standardno uputstvo o priznavanju troškova, mesto i datum izdavanja, potpisi zaposlenog i ovlašćenog lica.
• Obračun troškova službenog putovanja — pregled vremena (sa prelascima granice za inostranstvo), troškovi grupisani po vrstama (dnevnice, prevozni troškovi, smeštaj, ostalo) sa podzbirovima, iznosi u valuti i kurs, sveukupno, akontacija, iznos za isplatu, broj priloga i potpisi. Za inostranstvo se ispisuje i protivvrednost celog obračuna u valuti dnevnice. To je dokument za knjigovođu.

Šta modul (još) ne radi

• Ne obračunava porez na dnevnice iznad neoporezivog iznosa — to radi knjigovođa (PDF obračuna to i napominje); akontacija isplaćena sa izvoda se na obavezu prema zaposlenom raspoređuje ručno u knjiženju.
• Kilometraža se ne računa automatski preko mapa — unosi se ručno na relaciji.
• Isplata radniku se ne vezuje za izvode banke niti za obračun plata.
• Računi uz obračun se ne prilažu kao fajlovi — broj i datum računa upisujete u opis troška.