Izdavanje dokumenata

Vrste dokumenata

• Ponuda — neobavezujući predlog kupcu.
• Porudžbenica — porudžbina kupca zavedena kao dokument (v. „Porudžbenice kupaca" niže): stavke i cene iz prihvaćene ponude ili unete direktno, broj i datum kupčeve porudžbenice, rok isporuke i prilog sa njegovim PDF-om; iz nje se prave račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog.
• Predračun — poziv na plaćanje pre isporuke.
• Račun — knjigovodstveni dokument o prometu.
• Avansni račun — za primljene avanse. Nema rok plaćanja (avans je već uplaćen — zato se i izdaje); umesto datuma prometa unosi se datum uplate avansa, i baš taj datum je merodavan za PDV i ide u e-fakturu.
• Otpremnica — prati robu; bez cena.
• Knjižno odobrenje — naknadno umanjenje već izdatog računa (posebno poglavlje).

Jedan dokument iz drugog — dugme „Kopiraj"

Na strani izdatog dokumenta dugme „Kopiraj" otvara izbor u šta se kopira; otvara se popunjena forma novog dokumenta i ništa se ne izdaje dok je ne potvrdite. Mogućnosti po tipu:

• ponuda → duplikat ponude, porudžbenica (kupac prihvatio ponudu), predračun, račun ili radni nalog,
• porudžbenica → duplikat, račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog — time porudžbenica postaje „realizovana",
• predračun → duplikat, porudžbenica, račun (konačni), avansni račun (kupac uplatio avans po predračunu; iznos uplate unesete kroz „Cena sa PDV") ili radni nalog,
• račun → duplikat ili knjižno odobrenje,
• otpremnica i radni nalog → duplikat ili račun (cene se predlažu iz šifarnika, jer ih ti dokumenti ne nose).

Novi dokument nasleđuje kupca i stavke, upisuje vezu na izvorni dokument (vidi se na PDF-u kao „osnov"), a datumi se postavljaju na današnje. Duplikat istog tipa je samostalan nov dokument — bez veze i „osnova", zgodan za istu ponudu drugom kupcu ili za sledeći period.

Porudžbenice kupaca

Kad kupac prihvati ponudu i pošalje porudžbenicu (veći kupci je šalju iz svog sistema, uvek sa svojim brojem), na ponudi kliknite Kopiraj → Porudžbenica: stavke i cene se prenesu, a vi upišete broj i datum kupčeve porudžbenice i rok isporuke. Porudžbenica se može uneti i direktno, bez prethodne ponude. PDF koji vam je kupac poslao priložite u sekciji „Prilozi" na strani porudžbenice — ostaje uz dokument kao dokaz porudžbine i ne šalje se kupcu.

Porudžbenica ima svoju numeraciju (podrazumevano POR-godina-broj), PDF „Potvrda porudžbine" koji možete poslati kupcu mejlom, i tri stanja koja se vide u listi i na strani dokumenta:

• Otvorena — izdata, još bez računa ili otpremnice iz nje. Broj i vrednost otvorenih porudžbenica stoje na Pregledu, pa ništa ne čeka u nepročitanom mejlu.
• Realizovana — iz nje je napravljen račun, avansni račun, otpremnica ili radni nalog (dugme „Kopiraj"). Stanje se izvodi automatski, a broj kupčeve porudžbenice se prenosi na račun i ide u e-fakturu kao posebno polje. Ako se taj račun stornira (ili nacrt obriše), porudžbenica se vraća u „Otvorena". Rok isporuke je opcion — bez unetog roka potvrda ga ne štampa.
• Zatvorena — ručno zatvorena bez realizacije (kupac otkazao, uneta dvaput), uz razlog; može se ponovo otvoriti. Zatvaranje i otvaranje ostaju u istoriji dokumenta.

Porudžbenica nije knjigovodstvena isprava: ne ide na SEF, ne skida zalihe, ne ulazi u KPO ni u knjiženja — sve to radi račun ili otpremnica napravljena iz nje. Kao ponuda i predračun, izdata porudžbenica se briše, ne stornira.

Stavke

Naziv stavke je pretraga šifarnika — izbor artikla popunjava jedinicu mere, cenu i PDV stopu, a stavka ostaje vezana za artikal (bitno za zalihe). Možete kucati i slobodan unos koji ne postoji u šifarniku — takva stavka ne vodi zalihe. Ako izabrani naziv ručno izmenite, veza sa artiklom se raskida.

Polje „Opis" stavke se štampa sitnim slovima ispod naziva na PDF-u, a ide i u e-fakturu kao posebno polje — kupac ga vidi i u svom SEF prikazu (SEF kupcu prikazuje sopstveni prikaz e-fakture, ne vaš PDF). Isto važi i za „Osnovu za dokument" (npr. „Predračun PF-2026-0007"): u e-fakturi stiže kroz napomenu dokumenta.

Iznosi se mogu i nalepiti (paste) iz digitrona ili tabele — program razume i „1.500,00" i „1500.00", a više od dve decimale zaokružuje.

Ako vam usred kucanja dokumenta zatreba artikal ili partner kojeg još nema u šifarniku, otvorite ga u drugom tabu i sačuvajte — kad se vratite u tab sa dokumentom, spisak za izbor se sam osveži (bez čuvanja nacrta i bez ponovnog učitavanja strane). Ono što ste već uneli ostaje netaknuto.

Cena sa PDV

Firme u PDV sistemu pored cene bez PDV imaju i polje „Cena sa PDV" — zgodno kad znate konačan iznos, npr. avansni račun po uplati sa izvoda banke: ukucate iznos sa PDV, a program izračuna cenu bez PDV (ona je merodavna i ide u obračun). Polja su povezana u oba smera — menjanje jednog preračunava drugo.

Popust

Svaka stavka može nositi popust u procentima (0–99,99%) — vrednost stavke se umanjuje, a umanjenje ulazi u sve totale. Kad bar jedna stavka ima popust, PDF prikazuje pun obračun: uz cenu i procenat, za firme u PDV sistemu i PDV po jedinici i jediničnu cenu sa PDV, opis stavke se štampa punom širinom ispod reda, a rekapitulacija (na PDF-u, na strani dokumenta i u formi dok kucate) prikazuje zbir pre popusta i ukupan iznos popusta u dinarima — pa se tačno vidi koliko je odobreno. Dokumenti bez popusta izgledaju kao i do sada. U e-fakturi popust putuje kao posebno polje po SEF pravilima (cena pre popusta + procenat + iznos umanjenja), pa ga kupčev program prikazuje isto kao i vaš PDF. Popusta nema na knjižnom odobrenju — tamo se unosi direktan iznos smanjenja.

PDF

Svaki dokument ima PDF po srpskim propisima — dugme „Preuzmi PDF". Podaci firme (zaglavlje, logo, tekući račun) dolaze iz podešavanja i zamrzavaju se u trenutku izdavanja.

Broj narudžbenice kupca

Ako vam je kupac dao broj narudžbenice ili ugovora, upišite ga u polje „Broj narudžbenice kupca" na porudžbenici, računu, avansnom računu ili predračunu; račun napravljen iz porudžbenice ga nasleđuje. To nije isto što i napomena: broj ide u e-fakturu kao posebno polje, pa ga kupčev program čita automatski i njime pronalazi svoju narudžbenicu. Kod budžetskih korisnika to zna da bude uslov da faktura uopšte prođe. Ispisuje se i na PDF-u.

Prilozi uz račun

Uz račun možete priložiti do 2 PDF fajla (4 MB po fajlu, 8 MB ukupno) — overen zapisnik, specifikaciju radova, potpisanu otpremnicu i slično. (SEF prima najviše 3 priloga po e-fakturi, a jedno mesto zauzima PDF samog dokumenta koji program automatski ugrađuje — v. E-fakture preko SEF-a.) Sekcija „Prilozi" je na strani računa, ispod pregleda; prilozi se dodaju dok račun nije poslat na SEF (i na nacrtu i na izdatom računu). Prilog ima i porudžbenica — tamo čuva kupčevu porudžbenicu i ne šalje se nikud (v. „Porudžbenice kupaca"). Ostali dokumenti (ponuda, predračun, avansni račun, knjižno odobrenje, otpremnica) za sada nemaju priloge.

Šta se dešava sa prilozima:

• Slanje mejlom — idu uz PDF računa kao zasebni prilozi poruke.
• Slanje na SEF — ugrađuju se u samu e-fakturu (isti način na koji i vi dobijate priloge uz primljene račune), pa ih kupac vidi u svom SEF nalogu.
• Posle slanja na SEF prilog koji je otišao uz e-fakturu se više ne može ukloniti — e-faktura je pravno izdata sa tačno tim sadržajem.

Svako dodavanje i uklanjanje priloga beleži se u istoriji dokumenta.

Brisanje

Nacrt bilo kog tipa možete trajno obrisati — nema broj ni pravno dejstvo. Od izdatih dokumenata brišu se samo ponuda, predračun i porudžbenica (nisu knjigovodstvene isprave; njihov broj ostaje kao rupa u numeraciji, što za ove tipove nije zakonski problem). Brisanje je trajno — odlaze i stavke, istorija i prilozi. Ne može se obrisati dokument sa uparenom uplatom, niti onaj iz kog je izveden drugi dokument (prvo obrišite ili stornirajte izvedeni).

Potvrda ponude linkom iz mejla

Kupci ponude prihvataju usmeno ili odgovorom na mejl, pa trag ostane u nečijem sandučetu. Zato izdata ponuda u dijalogu „Pošalji mejlom“ ima kvačicu „Pošalji i link za potvrdu ponude“ (uključena je unapred):

• svaki primalac iz polja Primalac dobija u mejlu dugme „Odgovorite na ponudu“; primaoci u Kopiji (Cc) dobijaju isti mejl bez dugmeta — oni su informisani, ne odlučuju;
• dugme otvara stranu (bez prijave) sa brojem, iznosom i rokom ponude, gde kupac bira „Prihvatam ponudu“ ili „Ne prihvatam“ i može da ostavi komentar do 200 znakova (npr. razlog odbijanja — dobar povod za poziv);
• odgovor se odmah upisuje u Istoriju ponude („Kupac prihvatio ponudu“ / „Kupac odbio ponudu“, sa adresom i komentarom), ponuda dobija oznaku „Kupac prihvatio“ ili „Kupac odbio“, a onaj ko je poslao mejl dobija obaveštenje na svoju adresu (odgovor na to obaveštenje ide kupcu);
• isti link drugi put samo pokazuje „Već ste odgovorili“; ako ponudu pošaljete istoj adresi ponovo, kupac dobija nov link i može da odgovori ponovo (svaki odgovor ostaje u istoriji);
• link važi 30 dana i prestaje da važi čim ponudu izmenite, obrišete ili po njoj napravite predračun, račun ili nalog.

Ovo je evidencija prihvatanja, ne elektronski potpis ugovora. Status ponude se ne menja — sledeći korak je i dalje Kopiraj u predračun, porudžbenicu ili račun.

Storniranje

Izdati račun, avansni račun, knjižno odobrenje, otpremnica i radni nalog se ne brišu nego storniraju — dugme „Storniraj" na strani dokumenta (ponuda i predračun se ne storniraju — njih obrišete). Pri storniranju unosite storno broj (predložen je STORNO-{broj dokumenta}, možete upisati svoj — npr. numeraciju koju vodi vaš knjigovođa) i storno komentar; oba ostaju u istoriji dokumenta. Šta se dešava:

• dokument ostaje sačuvan i čitljiv, sa oznakom „Storniran"; njegov broj ostaje zauzet (numeracija se ne vraća);
• ispada iz KPO knjige i pregleda prihoda; roba sa računa, otpremnice ili radnog naloga se vraća na zalihe;
• PDF od tog trenutka nosi jasnu oznaku „STORNIRANO" sa storno brojem i datumom — taj PDF je storno isprava za knjigovođu (poseban storno dokument ne nastaje);
• ako je dokument poslat na SEF, storniranje istovremeno ide i na SEF: odobrenu (ili odbijenu) fakturu SEF stornira, još neodobrenu otkazuje — kupac dobija obaveštenje u svom SEF nalogu. Ako SEF odbije, u programu se ništa ne menja.

Ograničenja: dokument sa uparenom uplatom se ne stornira dok se uparivanje ne poništi na strani izvoda banke; otpremnica poslata na SEO se ne stornira ovim putem. Za račun registrovan u CRF-u obavezu proverite na crf.trezor.gov.rs — SEF je ne povlači automatski.

Kada izmena nije moguća

Dokument poslat na SEF ili SEO je pravno izdat i ne može se menjati u programu. Ispravke idu knjižnim odobrenjem ili storniranjem (v. iznad). Storniran dokument je zamrznut zauvek.